শব্দে কোনও পেশাদার ব্যবসায়িক চিঠি কীভাবে ফর্ম্যাট করবেন

একটি ব্যবসায়িক চিঠি একটি নথি যা কোনও সংস্থা এবং তার ক্লায়েন্ট, কর্মচারী, অংশীদার বা অন্যান্য অংশীদারদের মধ্যে আনুষ্ঠানিক চিঠিপত্রের জন্য ব্যবহৃত হয়। ব্যবসায়ের চিঠির আনুষ্ঠানিকতা প্রায়শই সংস্থার ব্র্যান্ড, চিঠির উদ্দেশ্য এবং প্রেরক এবং প্রাপকের মধ্যে সম্পর্কের উপর নির্ভর করে। যে কোনও ক্ষেত্রে, ব্যবসায়ের চিঠি লেখার সম্মেলনগুলি বোঝা গুরুত্বপূর্ণ যাতে আপনি আপনার নির্দিষ্ট প্রয়োজনের ভিত্তিতে এগুলি সামঞ্জস্য করতে পারেন।

একটি ফর্ম্যাট এবং টেমপ্লেট নির্বাচন করা

আপনার চিঠিটি হার্ড কপি বা ইমেল ফর্ম্যাটে প্রাপকের কাছে প্রেরণ করা হবে কিনা তা সিদ্ধান্ত নিন। এটি চিঠিটির এবং প্রাপকের উদ্দেশ্যে নির্ভর করবে। প্রস্তাবের মূল বিষয়গুলির রূপরেখার সাথে ক্লায়েন্টদের কাছে বিক্রয় প্রস্তাবের সাথে ব্যবসায়িক চিঠিগুলি প্রেরণ করা যেতে পারে। এগুলি কোনও কর্মচারীর জন্য একটি রেফারেন্স সরবরাহ করতেও ব্যবহার করা যেতে পারে। প্রাপক কীভাবে আপনি যে তথ্য প্রেরণ করছেন সেগুলি কীভাবে চান এবং সেই ফর্ম্যাটটি দিয়ে যান Figure

মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ডে এমন বিজনেস লেটার টেম্পলেট রয়েছে যা সামগ্রীটি ফর্ম্যাট করতে ব্যবহার করা যেতে পারে। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, ব্যবসায়ের অক্ষরগুলি একটি ব্লক স্টাইলের বর্ণ বিন্যাস অনুসরণ করে, যার অর্থ হ'ল সমস্ত পাঠ্য পৃষ্ঠার বামে ন্যায়সঙ্গত। অনুচ্ছেদের মধ্যে ডাবল ফাঁক দিয়ে অক্ষরটি একক ব্যবধানযুক্ত। একটি দ্বিগুণ স্থান ক্যারিজ রিটার্ন হিসাবেও পরিচিত, এবং কীবোর্ডে "এন্টার" টিপে এটি করা যেতে পারে।

মার্জিন সেট করা হচ্ছে

বেশিরভাগ ব্যবসায়িক বর্ণের টেম্পলেটগুলিতে, চিঠির মার্জিনগুলি পৃষ্ঠার চারপাশে 1 ইঞ্চি সেট করা হয়। কিছু ক্ষেত্রে, আপনার ব্যবসায়ের চিঠির মার্জিনগুলি সামঞ্জস্য করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার ব্যবসায়ের চিঠিটি বিক্রয় সংক্রান্ত প্রস্তাব বা স্প্রেডশিটের মতো আলাদা আলাদা মার্জিনের মতো অন্য নথিগুলির সাথে থাকে, তবে আপনি প্রাপকের জন্য ধারাবাহিক চেহারা সরবরাহ করে বাকী নথির সাথে মেলে আপনার চিঠির মার্জিন সামঞ্জস্য করতে চাইতে পারেন।

হরফ নির্বাচন

হরফ দুটি ক্ষেত্রে শ্রেণীবদ্ধ করা হয়েছে: সেরিফ এবং সানস সিরিফ। সেরিফ হরফগুলির একটি ছোট প্রসারিত স্ট্রোক রয়েছে যা বৃহত্তর রেখার সাথে সংযুক্ত। টাইমস নিউ রোমান, গারামন্ড এবং বুকম্যান ওল্ড স্টাইল সেরিফ ফন্টগুলির উদাহরণ are সেরিফ ফন্টগুলি মুদ্রিত উপকরণগুলির জন্য সাধারণত ভাল। বেশিরভাগ ব্যবসায় টাইমস নিউ রোমান ব্যবহার করে।

সানস-সেরিফ হরফগুলিতে অক্ষরের বৃহত্তর লাইনে ছোট প্রসারিত স্ট্রোক থাকে না। সান-সেরিফ হরফগুলির উদাহরণগুলি আরিয়াল, হেলভেটিকা ​​এবং ভার্দানা d সাধারণত, সানস-সেরিফ ফন্টগুলি অনলাইন উপকরণগুলির জন্য আরও ভাল ব্যবহৃত হয়। আপনি কোনও সেরিফ বা সানস-সেরিফ হরফ বেছে নিই না কেন, কমিক সানস বা অভিনব লেখার মতো নতুনত্বের ফন্টগুলি এড়ানো ভাল, কারণ সেগুলি পড়তে এবং পেশাদারিহীন প্রদর্শিত হওয়া কঠিন।

আপনি যে ফন্টটি চয়ন করেছেন তার আকার আপনার চিঠি এবং আপনি এটি সহ যে পাঠাচ্ছেন তার জন্য আপনার সামগ্রীর পরিমাণের উপর নির্ভর করতে পারে। ধারাবাহিকতার জন্য সম্ভব হলে অন্যান্য উপকরণগুলি মিলান। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, ব্যবসায়িক অক্ষরগুলি 10- বা 12-পয়েন্টের ফন্ট আকারে লেখা হয়।

প্রিলিমিনারি লিখছি

আপনার নাম, কাজের শিরোনাম, ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং ইমেল সহ আপনার যোগাযোগের তথ্য সহ ব্যবসায়িক চিঠি শুরু করুন। একক স্পেস লাইন এবং তারপরে তারিখের আগে একটি ডাবল স্পেস ব্যবহার করুন।

মাস, দিন, বছরের ফরম্যাটে তারিখটি লিখুন। আরেকটি দ্বিগুণ স্থান যুক্ত করুন এবং তারপরে প্রাপকদের যোগাযোগের তথ্য লিখুন। নাম, কাজের শিরোনাম, সংস্থার নাম, ঠিকানা, ফোন এবং ইমেল সহ সমস্ত একক ব্যবধানে শুরু করুন।

এর পরে, একটি দ্বিগুণ স্থান যুক্ত করুন এবং অভিবাদন লিখুন। ব্যবসায়ের অক্ষরে, পুরো নাম বা তাদের শিরোনাম এবং শেষ নামটি অনুসরণ করে "টু" বা "প্রিয়" ব্যবহার করা সাধারণ। ব্যবসায়িক বর্ণগুলিতে, ব্যক্তিগত চিঠির মতো কমা পরিবর্তে নামের পরে কোলন ব্যবহার করুন।

বডি অনুচ্ছেদে বার্তাটি যোগাযোগ করা

একটি ডাবল স্পেস লিখুন এবং বডি অনুচ্ছেদ লিখতে শুরু করুন। এগুলি প্রতিটি অনুচ্ছেদের মধ্যে দ্বিগুণ স্থান সহ একক-ফাঁক হওয়া উচিত। বিষয়বস্তু সংক্ষিপ্ত এবং পরিষ্কার রাখুন। চিঠির কারণ, কিছু সহায়ক তথ্য এবং প্রয়োজনীয়তার জন্য পদক্ষেপের কথা উল্লেখ করুন।

একটি উপযুক্ত সালাম দিয়ে বন্ধ করা হচ্ছে

আরেকটি দ্বিগুণ স্থান যুক্ত করুন এবং তারপরে একটি উপযুক্ত সমাপ্তির সাথে চিঠিটি শেষ করুন, যেমন "আন্তরিকভাবে" বা "আপনার সময়ের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ"। স্বাক্ষরের জন্য জায়গাটি ছেড়ে যাওয়ার জন্য কয়েকটি দ্বিগুণ স্থান লিখুন এবং তারপরে আপনার পুরো নামটি টাইপ করুন। আপনি যদি চিঠিটি মুদ্রণ করছেন তবে আপনি এটি নীল বা কালো কালিতে সাইন ইন করতে পারেন। আপনি যদি চিঠিটি ইমেল করছেন, আপনি পরিবর্তে একটি বৈদ্যুতিন স্বাক্ষর ব্যবহার করতে পারেন।

আপনি যদি চিঠিটি সহ অতিরিক্ত ডকুমেন্টগুলি প্রেরণ করছেন, আপনি নিজের নামের পরে স্থান দ্বিগুণ করতে পারেন এবং "এনক্লোজারগুলি" লিখতে পারেন। এরপরে, পরবর্তী লাইনে আপনি যে নথির প্রেরণ করছেন সেগুলির নাম তালিকাভুক্ত করুন।