একটি ব্যবসায়িক সংস্থার ক্রয় প্রক্রিয়া করার 8 টি ধাপ

ভোক্তা কেনার অভ্যাসের বিপরীতে ব্যবসায়ের সাধারণত ক্রয়ের দিকে আরও আনুষ্ঠানিক দৃষ্টিভঙ্গি থাকে। প্ররোচিত কেনাকাটা করার পরিবর্তে ব্যবসায়গুলি দামের সাথে তুলনা করে, সরবরাহকারীদের তুলনা করে এবং বিক্রয় শেষ করার আগে পণ্য ও পরিষেবার মানের তুলনা করে। যদিও কিছু সংস্থাগুলি প্রক্রিয়াটির নির্দিষ্ট পদক্ষেপগুলিতে বেশি সময় ব্যয় করতে পারে বা তারা কিছু নির্দিষ্ট পদক্ষেপগুলি সম্পূর্ণভাবে সরিয়ে ফেলতে পারে তবে বেশিরভাগ ব্যবসায়-টু-ব্যবসায়িক ক্রয় আটটি পৃথক ধাপে ভাগ করা যায়।

1. একটি সমস্যা চিহ্নিত করা হয়

সংস্থার মধ্যে কেউ সমস্যা চিহ্নিত না করা পর্যন্ত ক্রয় প্রক্রিয়া শুরু হয় না, যা কোনও ভাল বা পরিষেবা কিনে সমাধান করা যেতে পারে। সংস্থার মধ্যে থাকা যে কোনও ব্যক্তি এটি শুরু করতে পারেন - প্রিন্টার পেপারের একটি গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি থেকে - সিইও-কে যিনি সিদ্ধান্ত নেন যে এটি আরও বৃহত্তর সুবিধায় সম্প্রসারণের সময়। কিছু ক্ষেত্রে, বিক্রয় ব্যক্তি সংস্থার কাউকে এমন কোনও প্রয়োজনীয়তা সনাক্ত করতে সহায়তা করতে পারে যা আগে কেউ স্বীকৃত ছিল না।

2. সাধারণ প্রয়োজন বিবরণ

কোনও সমস্যা চিহ্নিত হওয়ার পরে সংস্থাটি কোন পণ্য বা পরিষেবাটি প্রয়োজনীয় তা নির্ধারণ করে। যখন কোনও অফিস প্রিন্টার পেপারের বাইরে থাকে, অফিস ব্যবস্থাপক সিদ্ধান্ত নিতে পারেন যে আরও কাগজের প্রয়োজন। তবে, একই সংস্থার একজন সফটওয়্যার ইঞ্জিনিয়ার প্রস্তাব দিতে পারে যে অফিসে সমস্ত কর্মীদের ট্যাবলেট কম্পিউটার সরবরাহ করে সংস্থাটি কাগজবিহীন হয়ে উঠবে।

3. পণ্য বা পরিষেবা নির্দিষ্টকরণ

একবার সেই সংস্থায় যাদের ক্রয় কর্তৃত্ব রয়েছে তাদের দ্বারা সাধারণ প্রয়োজনে একমত হয়ে গেলে তারা পণ্য বা পরিষেবাটি কী অফার করবে তা নির্দিষ্ট করে বিকল্পগুলি সংকীর্ণ করবে। যদি তারা ট্যাবলেটগুলির বিষয়ে সিদ্ধান্ত নিয়ে থাকে, তবে তারা তার পছন্দ অনুযায়ী আকারগুলি, ট্যাবলেটগুলি কতটা মেমরি সরবরাহ করে তা নির্দিষ্ট করে দেবে। যদি তারা কাগজে সিদ্ধান্ত নেন, তবে তারা প্রয়োজনীয় কাগজের পরিমাণ এবং গুণমান নির্ধারণ করবেন।

4. সম্ভাব্য সরবরাহকারী অনুসন্ধান

ক্রয় প্রক্রিয়াটির তৃতীয় ধাপে সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের সন্ধান করা জড়িত। যদি কোম্পানির ইতিমধ্যে পণ্য সরবরাহকারী কোনও বিক্রেতার সাথে প্রতিষ্ঠিত সম্পর্ক না থাকে, তবে প্রায়শই সংস্থাকে অবশ্যই অনলাইন দেখা উচিত, বাণিজ্য শোতে উপস্থিত হতে হবে বা টেলিফোনে সরবরাহকারীদের সাথে যোগাযোগ করতে হবে। সরবরাহকারীরা সম্মানিত, আর্থিকভাবে স্থিতিশীল এবং ভবিষ্যতের প্রয়োজনীয়তার জন্য তারা যদি আশেপাশে থাকে তবে ক্রেতারা নির্ধারণ করে।

5. প্রস্তাবগুলির জন্য অনুরোধ

বড় ক্রয়ের জন্য, সংস্থাগুলি সাধারণত একটি আনুষ্ঠানিক আরএফপি, প্রস্তাবের জন্য একটি অনুরোধ লিখে থাকে এবং তারপরে তাদের পছন্দসই সরবরাহকারীদের কাছে প্রেরণ করে। বিকল্পভাবে, তারা প্রক্রিয়াটি সর্বজনীন করে তুলতে পারে যাতে যে কেউ প্রস্তাব পাঠাতে পারে। ছোট ক্রয়ের জন্য, এটি কোনও ওয়েবসাইটে দাম দেখার মতো সহজ হতে পারে।

6. সরবরাহকারী মূল্যায়ন এবং নির্বাচন

প্রক্রিয়াটির এই অংশে, সরবরাহকারী প্রস্তাব এবং দামগুলি মূল্য নির্ধারণ করা হয় কে কে সেরা দাম এবং সর্বোত্তম মানের অফার করছে তা নির্ধারণ করার জন্য। প্রায়শই, কোনও সংস্থার ব্যবসায় জয়ের জন্য একা মূল্যই যথেষ্ট, কারণ অনেক ব্যবসায় অর্থের বিকল্পগুলির সরবরাহকারীর খ্যাতি এবং কোনও সরবরাহকারী সংস্থাটিকে ভবিষ্যতের পণ্য এবং পরিষেবাদি সরবরাহ করতে পারে কি না তার বিপরীতে দামটি ওজন করবে।

Credit. ক্রেডিট এবং অর্ডার স্পেসিফিকেশন স্থাপন

একবার বিজয়ী সরবরাহকারী বাছাই হয়ে গেলে, সংস্থাটি অর্ডার দেয়। এর মধ্যে সরবরাহকারীর সাথে ক্রেডিট প্রতিষ্ঠা করা, শর্তাদির সাথে একমত হওয়া, চালানের সময় এবং বিক্রয় সহ যে কোনও ডেলিভারি সরবরাহ, যেমন ইনস্টলেশন বা পণ্য প্রশিক্ষণের মতো পর্যালোচনা জড়িত থাকতে পারে।

8. সরবরাহকারী পারফরম্যান্স পর্যালোচনা

পণ্যটি সরবরাহ করার পরে বা পরিষেবাটি সম্পাদনের পরে, সংস্থা গ্রহণযোগ্য মানগুলি পূরণ করে কিনা তা দেখার জন্য সংস্থাটি ক্রয়টি পর্যালোচনা করবে। বৃহত্তর ক্রয়ের জন্য, এটি সংস্থার মূল সিদ্ধান্ত গ্রহণকারী এবং সরবরাহকারীর বিক্রয় কর্মীদের জড়িত একটি আনুষ্ঠানিক পর্যালোচনা হতে পারে। ছোট ক্রয়ের জন্য, এটি প্রায়শই অনানুষ্ঠানিক। উদাহরণস্বরূপ, যদি সংস্থাটি কাগজের একটি বাক্স অর্ডার করে যা দেরিতে পৌঁছেছিল বা ক্ষতিগ্রস্থ হয়েছিল, তবে সরবরাহকারীকে কোনও সমস্যা সম্পর্কে অবহিত না করেই সংস্থাটি সেই সরবরাহকারী থেকে আবার না কেনার সিদ্ধান্ত নিতে পারে।