গ্রাহক পরিষেবা সনদ কীভাবে লিখবেন

ব্যবসায়, ভাল করার মতো কিছু ডকুমেন্টিংয়ের পক্ষে মূল্যবান। এজন্য গ্রাহক পরিষেবা আপনার ব্যবসায়, আপনার কর্মচারী এবং আপনার গ্রাহকদের কী বোঝায় তার সমস্ত দিক আপনি সম্পূর্ণরূপে যোগাযোগ করতে চান। গ্রাহক পরিষেবা সনদ একটি লিখিত নীতি যা অন্যের সাথে ব্যবসা করার ক্ষেত্রে আপনার ব্যবসায়ের প্রতিশ্রুতি যোগাযোগ করে। চার্টার লেখার সময়, আপনি গ্রাহক পরিষেবার প্রতি আপনার ব্যবসায়ের প্রতিশ্রুতির উদ্দেশ্য, সুযোগ এবং মানগুলি সংজ্ঞায়িত করতে চান যাতে আপনার কর্মচারী এবং গ্রাহকরা উভয়ই কী আশা করতে পারে তা জানতে পারে know

আপনার উদ্দেশ্য বর্ণনা করুন

ভাল গ্রাহকসেবা হ'ল আপনি যা কিছু করেন এবং এটি আপনি যা করেন তা আপনার উদ্দেশ্য। এটিকে স্পষ্ট এবং সরল পদে যেমন: "আমরা প্রতিটি সময়, প্রতিটি কল, প্রতিটি বার এটি ঠিক করি" State আপনি যখন লেখেন তখন আপনার সনদটি বিশদ এবং গল্পগুলি নিয়ে আসে যা উদ্দেশ্যটি প্রদর্শন করে। আপনি সম্ভবত প্রকৃত সনদে এগুলি প্রকাশ করবেন না, এটি আপনাকে এবং আপনার কর্মীদের আপনার গ্রাহক পরিষেবার উদ্দেশ্য কী তা বুঝতে সহায়তা করে। বিবরণগুলি আপনাকে কোনও কর্মচারী নথি তৈরি করতে সহায়তা করবে এবং গল্পগুলি নতুন ভাড়ার সাথে তাদের গ্রাহকদের সাথে সাক্ষাতের আগে নীতিটি কার্যকরভাবে বুঝতে সহায়তা করবে।

ব্যাপ্তি সংজ্ঞা দিন

আপনার সনদটি আপনার গ্রাহকের মিথস্ক্রিয়াটির সম্পূর্ণ পরিসরকে সংজ্ঞায়িত করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ইট-এবং-মর্টার ব্যবসা হন তবে আপনি সম্ভবত গ্রাহকদের সাথে ব্যক্তিগতভাবে ডিল করেন। তবে গ্রাহকরাও কল এবং ইমেল করেন। আর এক ধরণের মিথস্ক্রিয়া হ'ল ব্যবসায়ের সাথে সম্পর্কিত, তবে তা শক্তিশালী এবং তা হ'ল সোশ্যাল মিডিয়া। আপনি যখন নিজের সনদটি লেখেন, অন্তর্ভুক্ত করুন কীভাবে আপনি ইয়েল্প বা ফেসবুকে গ্রাহকের মিথস্ক্রিয়ার প্রতিক্রিয়া জানবেন। যদিও আপনি বা আপনার যোগাযোগ ব্যবস্থাপকই কেবল অনলাইনে প্রতিক্রিয়া জানাতে পারেন, তবুও সমস্ত কর্মীদের সাথে আপনার উদ্দেশ্যযুক্ত ক্রিয়াগুলি যোগাযোগ করা গুরুত্বপূর্ণ।

বানান আউট স্ট্যান্ডার্ড

আপনার মানগুলি হ'ল পণ্যের মান এবং সোর্সিং সহ প্রতিটি গ্রাহকের সাথে ব্যবসা করার প্রতিশ্রুতি। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও প্রাকৃতিক খাবারের মুদি হন তবে আপনার সনদটি বানান করে যে আপনি কেবল সংরক্ষণাগার ছাড়াই পণ্য বহন করেন এবং 90 শতাংশ সময় অর্গানিক জৈবিক উত্স পান। অন্যান্য মানগুলির মধ্যে গ্রাহকরা কীভাবে ব্যক্তিগতভাবে বা ফোনে স্বাগত জানানো হয়, গ্রাহকের উদ্বেগ কীভাবে সমাধান করা হয় বা কীভাবে একটি অনুরোধ পূরণ করা হয় তা অন্তর্ভুক্ত include সঠিক, কিন্তু যুক্তিসঙ্গত হতে হবে। আপনি উদাহরণস্বরূপ, 100 শতাংশ জৈব উত্স তৈরি করতে চাইতে পারেন, তবে প্রাপ্যতা এটিকে অসম্ভব করে তুলতে পারে। প্রত্যাশা হিসাবে আপনার মান লিখুন।

বাস্তবায়ন

আপনি যখন আপনার গ্রাহক পরিষেবা সনদের খসড়া তৈরি করছেন, আপনি কীভাবে এটি বাস্তবায়নের পরিকল্পনা করছেন তা মনে রাখবেন। কিছু সনদ এক পৃষ্ঠার দীর্ঘ এবং অভ্যন্তরীণভাবে ব্যবহৃত হয়, কর্মচারী হ্যান্ডবুকে প্রকাশিত হয় এবং অভিযোজনের সময় নতুন ভাড়াগুলি শেখানো হয়। অন্যান্য সনদ গ্রাহকদের সাথে সরাসরি যোগাযোগের জন্য সংস্থার ওয়েবসাইটে সংক্ষিপ্তসারিত একটি সংক্ষিপ্ত অনুচ্ছেদ। কর্মচারী প্রশিক্ষণ প্রথম আসে। সনদের খসড়াটি তৈরি হয়ে গেলে, প্রশিক্ষণটি আপনার ওয়েবসাইটে পোস্ট করার আগে বা গ্রাহকসেবা প্রয়োগের আগে প্রয়োগ করুন। আপনি আপনার কর্মীদের ধারাবাহিক প্রশিক্ষণ এবং প্রতিক্রিয়া দিতে চান যাতে গ্রাহক পরিষেবা চার্টারটি সমস্ত কর্মচারী দ্বারা বহাল থাকে।