স্প্রেডশিটগুলির সুবিধাগুলি এবং অসুবিধাগুলি
ব্যবসায়, কৌশলগত পরিকল্পনা অপরিহার্য এবং মূল সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য বৈধ তথ্যের প্রয়োজন। ডেটা ইনপুট, ট্র্যাকিং, বিশ্লেষণ এবং সংরক্ষণের জন্য সঠিক সরঞ্জাম নির্বাচন করা ব্যবসায়ের মালিক এবং পরিচালকদের তাদের কোম্পানির ব্যবসায়ের সেরা পছন্দ করতে সহায়তা করবে। সফ্টওয়্যার উত্পাদনশীলতা স্যুটগুলির মধ্যে অন্যতম উপাদান হ'ল স্প্রেডশিট। স্প্রেডশিট অ্যাকাউন্ট্যান্টদের মধ্যে এবং যারা ডেটা সংগ্রহ এবং ট্র্যাক করতে পছন্দ করেন তাদের মধ্যে জনপ্রিয়, তবুও কিছু সীমাবদ্ধতা রয়েছে, যা তাদের প্রতিটি অফিস অ্যাপ্লিকেশনের জন্য সেরা পছন্দ হিসাবে নাও তৈরি করতে পারে।
সুবিধা: সংগঠিত ডেটা
স্প্রেডশিটগুলি প্রায়শই ডেটা সংগ্রহ এবং সংগঠিত করার সরঞ্জামে যান, যা এর ব্যবহারগুলির মধ্যে সবচেয়ে সহজ। তথ্য সহজেই ঝরঝরে কলাম এবং সারিগুলিতে স্থাপন করা যেতে পারে এবং তারপরে তথ্য প্রকার অনুসারে বাছাই করা যায়। যদিও তথ্যের বৃহত সংগ্রহ এটির কাঁচা অবস্থায় দেখতে অপ্রতিরোধ্য হতে পারে তবে প্রোগ্রামের মধ্যে থাকা সরঞ্জামগুলি ব্যবহারকারীকে উপস্থাপনা তৈরি করতে দেয় যেখানে ডেটা বিশ্লেষণ করা হয় এবং সহজেই দেখার জন্য এবং ব্যাখ্যা করার জন্য পাই চার্ট বা টেবিলগুলিতে প্লাগ করা হয়।
অসুবিধা: ব্যবহারকারী বায়াস
তবে, খারাপ দিকটি হ'ল ব্যবহারকারী বিশ্লেষণের জন্য যে তথ্যগুলি চয়ন করেন কেবল সেগুলিই এই উপস্থাপনাগুলিতে অন্তর্ভুক্ত থাকে এবং তাই সিদ্ধান্ত গ্রহণে প্রভাবিত করতে পারে এমন অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য অজান্তেই বাদ দেওয়া যেতে পারে। ডেটা রিপোর্টিংকে আরও বেশি ব্যবহারকারী বান্ধব এবং বিস্তৃত করার জন্য, সংস্থাগুলি কেবল স্প্রেডশীটের উপর নির্ভর না করে টেবিল এবং ক্লিকের মতো প্রতিবেদনের সরঞ্জামগুলি বেছে নিচ্ছে।
সুবিধা: গণনাগুলি স্ট্রিমলাইন করে
পুনরাবৃত্তিমূলক গণনা করে কাজের মধ্যে তাদের সমস্ত সময় ব্যয় করতে কেউ পছন্দ করে না। স্প্রেডশিটগুলির দুর্দান্ত আবেদনটি হ'ল প্রোগ্রামটি ব্যবহারকারীর জন্য সমস্ত গণিত করে। একবার কোনও সূত্র লেখা হয়ে গেলে এবং প্রোগ্রামটিতে একটি সেট কমান্ড হয়ে গেলে জটিল গণনাগুলি সহজেই সম্পর্কিত ডেটার যে ইনপুট হয়েছে তার জন্য গণনা করা যায়। এটি ব্যবহারকারীদের "কী হলে" ধরণের প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করতে এবং গণনার পুনরায় কাজ করার প্রয়োজন ছাড়াই তাদের প্রয়োজনীয় উত্তরগুলি সহজেই পেতে দেয়।
উদাহরণস্বরূপ, যদি স্প্রেডশিটটি আপনার মোট লাভের গণনা করার জন্য সেট আপ করা হয়, যখন ইউনিট প্রতি ব্যয়, শিপিংয়ের ব্যয় বা বিক্রয় ছাড়ের মতো কোনও পরিবর্তনশীল পরিবর্তন করা হয়, সফ্টওয়্যারটি নতুন তথ্যের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নতুন মোট মুনাফাটি পুনঃসংযোগ করে।
অসুবিধা: সিনট্যাক্স শেখা দক্ষতা অর্জন করে
অনেক ব্যবহারকারীর পক্ষে কঠিন অংশটি হ'ল গণনাগুলি সূত্র হিসাবে স্প্রেডশিটে প্রবেশ করতে হবে। এটি আপনার তৈরি করতে চান এমন প্রতিটি ধরণের গণনার জন্য সঠিক বাক্য গঠন শিখতে হবে। যদিও এই সূত্রগুলি ব্যবহারের জন্য প্রয়োজনীয় দক্ষতাগুলি শিখতে অনেকগুলি ক্লাস উপলব্ধ, তবুও অনেক ব্যবহারকারী তাদের এটিকে কঠিন বলে মনে করেন। সিনট্যাক্সটি ভুল হলে, গণনাটি চালানো হলে প্রোগ্রামটি সঠিক তথ্য ফেরত দেয় না। অতিরিক্তভাবে, যদি ব্যবহারকারীরা ভুল ডেটা ইনপুট করে, এমনকি স্প্রেডশিটের কেবলমাত্র একটি কক্ষে, সম্পর্কিত সমস্ত গণনা এবং কোষগুলি প্রভাবিত হবে এবং ভুল তথ্য থাকবে।
সুবিধা: একাধিক ব্যবহারকারীর প্রবেশাধিকার
আজকের সহযোগী কাজের পরিবেশে, অফিসের একাধিক ব্যবহারকারীর প্রায়শই একই দস্তাবেজের অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয়। মাইক্রোসফ্ট এক্সেল ব্যবহার করা হলে, স্প্রেডশিটগুলি ভাগ করা যায়, তবে একসাথে কেবলমাত্র একজন ব্যবহারকারী ডেটা পরিবর্তন করতে পারে। যদি স্থানীয় অনুলিপিগুলি তৈরি করা হয় এবং আপডেট করা হয় তবে অন্যান্য ব্যবহারকারীর নতুন ডেটাতে অ্যাক্সেস থাকবে না। গুগল শিটগুলি ফাইল ভাগ করে নেওয়ার সমাধান সরবরাহ করে এবং একাধিক ব্যবহারকারীকে একক ফর্ম অ্যাক্সেস এবং আপডেট করতে দেয়।
সচেতন থাকুন যে, উভয় ক্ষেত্রেই কোনও ফাইলের ইতিহাস নেই। অতএব, যে কোনও সময় যে কোনও পরিবর্তন হয় তা বিবেচনাধীন নয়, যখন কোনও পরিবর্তন করা হয়, পূর্ববর্তী তথ্য ইতিহাস হারিয়ে যায়।
অসুবিধা: সুরক্ষার অভাব
আর একটি স্প্রেডশিটের অসুবিধা হ'ল আপনার ফাইলগুলির সুরক্ষার অভাব। সাধারণত স্প্রেডশীটগুলি নিরাপদ নয় এবং তাই তথ্য দুর্নীতি বা তথ্যের অব্যবস্থাপনার ঝুঁকিতে বেশি। সংবেদনশীল আর্থিক তথ্য সম্বলিত ফাইলগুলি পাসওয়ার্ড সুরক্ষিত থাকলেও হ্যাকার থেকে নিরাপদ নাও থাকতে পারে।
অন্যান্য ধরণের ডেটা সংগ্রহের সফ্টওয়্যার তাই আরও উপযুক্ত বিকল্প হতে পারে। অ্যাক্সেস, ওরাকল বা রিলেশনাল ডাটাবেসের অন্য কোনও রূপ সেফগার্ডগুলিতে তৈরি করেছে যা ডেটা অখণ্ডতা রক্ষা করে এবং তথ্যের পুনর্গঠন রোধ করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি স্প্রেডশিটে কোনও ব্যবহারকারী তথ্যের কলামটি বাছাই করতে পারেন এবং অজান্তেই সম্পর্কিত তথ্য যেমন প্রথম এবং শেষ নামটি সিঙ্কের বাইরে চলে যেতে পারে। বিপরীতে, একটি ডাটাবেস রেকর্ডের সমস্ত অংশকে একীভূত রাখবে, যার ফলে আরও ভাল ডেটা অখণ্ডতা নিশ্চিত করা হবে।
