ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি কীভাবে অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণকে ভাল অবদান রাখে?

সংস্থাগুলি ঝুঁকি সীমাবদ্ধ করার জন্য জায়গায় অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ স্থাপন করে। সম্ভাব্য ঝুঁকির মধ্যে রয়েছে ক্ষয়ক্ষতি, চুক্তিতে দুর্বল কর্মক্ষমতা, নিম্নমানের এবং বিধিমালা অনুসরণ না করা। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিতে সংস্থাটি তার নিয়ন্ত্রণ সিস্টেমগুলি প্রয়োগ করতে এবং কার্য এবং কর্মের জন্য দায়িত্ব অর্পণ করার জন্য প্রয়োজনীয় নথিগুলি বিশদে বিশদগুলি বিশদ করে। ছোট ব্যবসায়ের ক্ষেত্রে সাধারণত বৃহত্তর অপারেশনের চেয়ে কম ডকুমেন্টেশন বা নিয়ন্ত্রণের প্রয়োজন হয় কারণ প্রতিটি কর্মচারী বেশ কয়েকটি কাজের ফাংশন সম্পাদন করে এবং দায়িত্বগুলি আরও পরিষ্কার হয়। ন্যূনতম দক্ষ নিয়ন্ত্রণের ফলে কার্যকর ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি ছোট ব্যবসায়গুলিকে একটি প্রতিযোগিতামূলক সুবিধা দিতে পারে।

সংগঠন

কার্যকর অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের ভিত্তি একটি সাংগঠনিক চার্ট যা কাজের বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করে। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি উল্লেখ করতে হবে যে কাজের বিবরণে সংস্থার প্রতিটি পদের কাজগুলি এবং দায়িত্বগুলি স্পষ্টভাবে বিশদভাবে বর্ণিত হয়েছে। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি সাংগঠনিক চার্টের প্রস্তুতি এবং আপডেট করার জন্য এবং সংস্থাটি কীভাবে চার্টটি ব্যবহার করে তার জন্য দায়িত্ব অর্পণ করে। সাধারণত কর্মীরা চাকরী শুরু করার সময় তাদের অবস্থান এবং কাজের বিবরণ সহ বিশদ সহ একটি অনুলিপি পান।

নীতি ও পদ্ধতি

ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি সাধারণত নির্দিষ্ট করে যে কোনও কর্মচারী ম্যানুয়ালটিতে অবশ্যই সমস্ত প্রাসঙ্গিক নীতি এবং পদ্ধতি নথি থাকতে হবে। তারা ম্যানুয়ালটিতে কী অন্তর্ভুক্ত থাকতে হবে, নীতিগুলি এবং পদ্ধতিগুলি লেখার ও আপডেট করার জন্য দায়ী এবং কীভাবে সংস্থাটি তাদের কর্মীদের সাথে যোগাযোগ করে তা বিশদ করে। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি সাধারণত নির্দিষ্ট করে যে কর্মীরা কাজ শুরু করার সময় ম্যানুয়ালটির একটি অনুলিপি পান, তারা তা স্বাক্ষর করেন এবং নীতি এবং পদ্ধতি অনুসরণ করতে সম্মত হন। তারা ঘটেছে হিসাবে তারা আপডেট গ্রহণ।

অনুমোদন এবং অনুমোদন

দলিলযুক্ত সাংগঠনিক চার্ট এবং কর্মচারী ম্যানুয়ালগুলি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের ভিত্তি তৈরি করে তবে তাদের প্রকৃত নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা থাকতে হবে। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিতে এ জাতীয় পদক্ষেপের বিশদ রয়েছে। তারা এমন নথির বর্ণনা দেয় যা সেই কর্মচারীদের তালিকাভুক্ত করে যারা সিদ্ধান্ত নিতে পারে এবং কে ব্যয় অনুমোদন করতে পারে। এই জাতীয় প্রতিটি নথিতে কর্মচারী ঠিক কী অনুমোদন বা অনুমোদন দিতে পারে, অনুমোদন বা অনুমোদনের কোন রূপ গ্রহণ করবে এবং সীমাবদ্ধতাগুলি নির্দিষ্ট করতে হবে। একটি সাধারণ উদাহরণ হ'ল কোনও নির্দিষ্ট কর্মচারী সংশ্লিষ্ট প্রয়োজনীয়তা শুরু করে 10,000 ডলার পর্যন্ত ক্রয় অনুমোদনের জন্য অনুমোদিত।

সমর্থন ডকুমেন্টেশন

শক্তিশালী অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থা সিদ্ধান্তের ভিত্তিতে বিস্তারিত জানার জন্য ডকুমেন্টেশন সমর্থন করে। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি সিদ্ধান্তগুলি সমর্থন করে যে ডকুমেন্টেশনগুলির প্রয়োজন এবং তার প্রকৃতির বিশদটি নির্দিষ্ট করে। উদাহরণস্বরূপ, ক্রয়ের আদেশ অনুমোদনের জন্য একটি প্রযোজন প্রয়োজন হতে পারে। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিটি নির্দিষ্ট করে যে কোনও ক্রয়ের ক্রয়ের অনুমোদনের অনুরোধের পূর্বে কোনও কর্মচারীকে অবশ্যই একটি প্রস্তুতি প্রস্তুত করতে হবে এবং এটি প্রয়োজনীয়তার মধ্যে থাকা তথ্যের বিবরণ দেয়।

রিপোর্টিং

অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের একটি মূল উপাদান হ'ল গুরুত্বপূর্ণ কোম্পানির তথ্যের প্রতিবেদন। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিগুলি এই জাতীয় প্রতিবেদনে অবশ্যই কী তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে হবে, তাদের প্রস্তুতির জন্য কে দায়বদ্ধ এবং কে প্রতিবেদনগুলি গ্রহণ করবে তা নির্দিষ্ট করে অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণকে জোরদার করে। কিছু প্রতিবেদনে গোপনীয় তথ্য থাকে এবং ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিতে অবশ্যই নির্দিষ্ট করা উচিত যে প্রতিবেদনগুলি সংবেদনশীল এবং সুরক্ষা ব্যবস্থা সম্পর্কিত বিশদ সম্পর্কিত detail

পুনর্মিলন

এমনকি ছোট ব্যবসায়ের ক্ষেত্রেও ডকুমেন্টেশন পদ্ধতির ফলস্বরূপ বিভিন্ন নথির স্বতন্ত্র উত্স রয়েছে। তাদের নির্ভুলতা যাচাই করার একটি কার্যকর পদ্ধতি হ'ল বিভিন্ন লেখকের তুলনীয় ডেটার মধ্যে পুনর্মিলন প্রতিষ্ঠা করা। ডকুমেন্টেশন পদ্ধতিতে কোনটি পুনর্মিলন করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে এবং এটি সম্পাদনের জন্য কে দায়বদ্ধ। বিভেদগুলি মোকাবেলার জন্য অবশ্যই এটির একটি পদ্ধতি বিশদ করতে হবে এবং পার্থক্য নিরসনের জন্য দায়িত্ব অর্পণ করতে হবে।


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found