ইমেলগুলিতে কোনও গোষ্ঠীকে কীভাবে সম্বোধন করা যায়

ইমেলের মাধ্যমে একদল লোককে সম্বোধনের জন্য কিছুটা অগ্রিম পরিকল্পনা প্রয়োজন। একটি ছোট ব্যবসায়ের মালিক হিসাবে আপনাকে আপনার প্রাপকদের গোপনীয়তা, বাণিজ্যিক ইমেল নিয়ন্ত্রিত আইনগুলি, শিষ্টাচারকে কাকে সম্বোধন করা হয়েছে, এবং আপনি কীভাবে তাদের কাছে লিখেছেন তা বিবেচনা করতে হবে। আপনি যদি একই গোষ্ঠীতে ভবিষ্যতের ইমেল প্রেরণের পরিকল্পনা করেন তবে আপনি বেশিরভাগ ক্লায়েন্ট যেমন একটি বিতরণ তালিকা হিসাবে ব্যবহার করতে মাইক্রোসফ্ট আউটলুক হিসাবে একটি গ্রুপ তালিকা সেট আপ করতে পারেন।

টু, সিসি বা বিসিসি

1

কল্পনা করুন যে আপনি প্রত্যেকের সাথে একটি কক্ষে আছেন যারা আপনার গ্রুপ ইমেল পাবেন। আপনার, একে অপরের সাথে তাদের সম্পর্ক এবং আপনি যে তথ্য প্রেরণ করছেন তাতে তাদের অবস্থান সম্পর্কে বিবেচনা করুন।

2

"টু" ক্ষেত্রে আপনার নিজের নাম রাখুন এবং যদি এই ব্যক্তিরা ইতিমধ্যে একে অপরের সাথে পরিচিত না হয় তবে "বিসিসি" (ব্লাইন্ড কার্বন কপি) ক্ষেত্রে গ্রুপের সদস্যদের নাম রাখুন। বিসিসি ক্ষেত্রে প্রবেশ করা সমস্ত তথ্য দমন করা হয়েছে, সুতরাং আপনার নাম বাদে কোনও নাম বা ইমেল ঠিকানা দেখতে পাবে না। এটি উপযুক্ত, উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি আপনার সমস্ত ক্লায়েন্টকে ইমেল প্রেরণ করছেন। মনে রাখবেন যে গোপনীয়তা অন্যান্য সমস্ত ইমেল শিষ্টাচার ট্রাম্প করে।

3

"টু" ক্ষেত্রে আপনি সরাসরি সম্বোধন করছেন এমন প্রত্যেকের নাম .োকান। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি অফিসের সময় পরিবর্তনের বিষয়ে আপনার সমস্ত কর্মচারীকে একটি বার্তা পাঠাচ্ছেন তবে এটি উপযুক্ত is "টু" ক্ষেত্রে তাদের নামগুলি দেখে এই কর্মচারীদের অবহিত করে যে ইমেলটি তাদের প্রত্যেককে নির্দেশিত directed

4

আপনার বার্তায় সরাসরি সম্বোধিত না হয় এমন কারও নাম রাখুন তবে "সিসি" ক্ষেত্রে এই বার্তা সম্পর্কে কাকে অবহিত করা উচিত। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও ক্লায়েন্টকে কোনও বার্তা পাঠাচ্ছেন এবং আপনি বিক্রয় প্রতিনিধিটি লুপে রাখতে চান, আপনি সিসি ক্ষেত্রে বিক্রয় প্রতিনিধিটির নাম সন্নিবেশ করিয়ে দেবেন।

5

আপনি অন্যকে বা সিসি ক্ষেত্রে অন্তর্ভুক্ত করার সময় বিসিসি ক্ষেত্রকে বিচক্ষণতার সাথে ব্যবহার করুন। এটি উপযুক্ত হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কোনও ক্লায়েন্টকে কোনও বার্তা প্রেরণ করছেন এবং কোনও সরবরাহকারী বা ব্যবসায়িক অংশীদার গ্রাহককে এটি না জেনে অবহিত করতে বলেছেন।

প্রাপকদের সম্বোধন করা

1

ইমেলটির প্রথম লাইনে জেনেরিক সালাম ব্যবহার করুন, যেমন একাধিক প্রাপককে সম্বোধন করার সময় "শুভেচ্ছা" বা "শুভ দিন"। সমস্ত প্রাপকদের যদি আপনার সাথে একই সম্পর্ক থাকে তবে তাদেরকে সমানভাবে সম্বোধন করুন - উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় মূল্যবান গ্রাহক" বা "মনোযোগী কর্মচারী" " এটি প্রাপকদের কাছে একটি গুরুত্বপূর্ণ সূত্র যে এটি একাধিক ব্যক্তির কাছে প্রেরিত একটি গ্রুপ বার্তা।

2

"ক্ষেত্রের" ক্ষেত্রের ব্যক্তিকে নাম দিয়ে সম্বোধন করুন যদি এই ক্ষেত্রে কেবলমাত্র একজন ব্যক্তি রয়েছেন এবং অন্যদের কার্বন অনুলিপি প্রেরণ করা হচ্ছে। এটি সেই ব্যক্তিকে অবহিত করে যে ইমেলটি তাকে সম্বোধন করা হয়েছে, অন্য সকলেই অবিলম্বে জানতে পারবেন যে তারা কার্বন অনুলিপিগুলি পেয়েছেন।

3

ব্যক্তি বা লোককে সম্বোধনের জন্য উপযুক্ত স্টাইলে বার্তাটি লিখুন, যেন আপনি অন্যের সামনে জনসমক্ষে কথা বলছেন।

4

আন্তঃ-অফিস যোগাযোগের জন্য আপনি সাধারণত ইমেলটি স্বাক্ষর করুন। যদি প্রাপকদের মধ্যে কেউ আপনার কর্মক্ষেত্রের বাইরে থাকে তবে আপনার পুরো নাম এবং সংস্থার নাম, পাশাপাশি আপনার ঠিকানা এবং ফোন নম্বর ব্যবহার করুন। মনে রাখবেন যে ক্যান-স্প্যাম আইনটি আপনার ব্যবসায়ের বাইরে পাঠানো সমস্ত বাণিজ্যিক ইমেলগুলির ক্ষেত্রে প্রযোজ্য।

মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে একটি যোগাযোগ গ্রুপ তৈরি করা

1

মাইক্রোসফ্ট আউটলুক আরম্ভ করুন এবং হোম ট্যাবের "নতুন" বিভাগ থেকে "নতুন পরিচিতি গোষ্ঠী" নির্বাচন করুন।

2

"নাম" ক্ষেত্রে গ্রুপটির জন্য একটি নাম লিখুন। যোগাযোগ গ্রুপ ট্যাবে "সদস্যদের" গ্রুপ থেকে "সদস্যদের যোগ করুন" নির্বাচন করুন।

3

"আউটলুক পরিচিতিগুলি থেকে," "ঠিকানা পুস্তক থেকে" বা "নতুন ইমেল" পরিচিতিটি পছন্দ হিসাবে নির্বাচন করুন। নতুন ইমেল পরিচিতি যুক্ত করতে, আপনি "নতুন সদস্য যুক্ত করুন" ডায়ালগ বাক্সে তথ্যটি টাইপ করতে পারেন। অন্যান্য পদ্ধতির জন্য কেবল তালিকা থেকে নামগুলি নির্বাচন করুন।

4

আপনার ইমেল বার্তার "টু," "সিসি" বা "বিসিসি" ক্ষেত্রে গ্রুপটির নাম টাইপ করুন।


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found