কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিংয়ের সুবিধা ও অসুবিধা
কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রামগুলি কয়েক বছর ধরে অনেক অগ্রগতি করেছে। এই প্রোগ্রামগুলি ব্যয়গুলি ট্র্যাক করার, ট্যাক্স প্রস্তুত করার এবং রাজস্ব বৃদ্ধির দিকে তাকানোর ক্ষেত্রে ব্যবসায়ের মালিকদের জীবনকে সহজ করে তোলে। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলি সাধারণ হয়ে উঠেছে, সমস্ত অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য কম্পিউটারের উপর নির্ভর করার সুবিধা এবং অসুবিধা উভয়ই রয়েছে।
সুবিধা: সরলতা
বেশিরভাগ ব্যবসায়ের মালিকরা বাণিজ্য করে অ্যাকাউন্টেন্ট বা হিসাবরক্ষক নন এবং বেশিরভাগ অ্যাকাউন্টিংয়ের কাজ করা চ্যালেঞ্জিং বলে মনে করেন। অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলি এমন কোনও ব্যবসায়ের মালিককে সুবিধা দেয়। অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রামের বিভিন্ন ধরণের গ্রাহক বান্ধব। ব্যবসায়িক মালিকরা এমন একটি প্রোগ্রাম খুঁজে পেতে আশেপাশে কেনাকাটা করতে পারেন যা ইনস্টল, শিখতে এবং ব্যবহার করা সহজ। অনেকগুলি প্রোগ্রাম প্রতিটি বিভাগে প্রবেশ করা উচিত এমন ডেটা প্রকারের জন্য অনুরোধ জানায়। একবার ব্যাংক অ্যাকাউন্ট, debtsণ এবং বিক্রেতাদের সাথে সিস্টেমটি প্রতিষ্ঠিত হয়ে গেলে, ব্যবসায়ের মালিককে কেবল তথ্য আসার সাথে সাথেই আপডেট করতে হবে।
সুবিধা: নির্ভরযোগ্যতা
বেশিরভাগ বড় সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলি প্রোগ্রামটি সহজ ব্যবহার করে। গণিতটি নির্ভুল এবং নির্ভরযোগ্য, তাই কোনও ব্যবসায়ের মালিক যে কোনও সময়ে উপলব্ধ তহবিল সঠিকভাবে নির্ধারণ করতে পারেন।
সুবিধা: ব্যয়-কার্যকারিতা
ঘরে বসে বুককিপারকে নিয়োগ দেওয়া বা কোনও বইয়ের খাতা বা অ্যাকাউন্টিং ফার্মের কাছে আউটসোর্সিং করা ব্যয়বহুল হতে পারে। সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামটির এক সাময়িক ব্যয় রয়েছে এবং অ্যাকাউন্টটি সেট আপ করতে এবং কোনও ব্যবসায়ীর মালিককে প্রোগ্রামটি ব্যবহারের জন্য প্রশিক্ষক দেওয়ার জন্য কোনও বুকের সাথে চুক্তি করা দরকার, তবে এটি দ্রুত সাশ্রয়ী হয়ে ওঠে। সফ্টওয়্যার ক্রয় এবং সেটআপের বাইরে মালিককে কোনও কিছুর জন্য অর্থ দিতে হবে না। বেশিরভাগ প্রোগ্রামগুলি বছরের পর বছর ধরে অপারেটিং সিস্টেমগুলির সাথে কাজ করে এবং মাঝে মাঝে কেবল একটি সস্তা আপগ্রেডের প্রয়োজন হয়।
সুবিধা: সহযোগিতা করার ক্ষমতা
অনেকগুলি সফ্টওয়্যার প্রোগ্রাম ব্যবসায়ের মালিকদের অনুমতি সেট করার অনুমতি দেয় যা বাইরের কোনও বইকারকে বা অ্যাকাউন্টেন্টকে ডেটাতে অ্যাক্সেস দেয়। ব্যবসায়িক মালিকরা ব্যাংক এবং ক্রেডিট অ্যাকাউন্টগুলির সাথে তথ্য সিঙ্ক করতে এবং মাউসের একটি ক্লিকের সাথে ডেটা আমদানি করতে পারে। এটি ব্যবসায়ের মালিকদের দ্রুত অ্যাকাউন্টগুলিতে পুনর্মিলন করতে এবং মূল তথ্যদাতাদের দ্বারা পর্যালোচনা করা দরকার এমন সঠিক তথ্য আমদানির অনুমতি দেয়।
ব্যবসায়ের মালিকদের ব্যবসায়ের সর্বোত্তম বিকল্পগুলি পর্যালোচনা করা উচিত। সমস্যা দেখা দিলে সঠিক রেকর্ড বজায় রাখতে মেঘ বা পৃথক হার্ড ড্রাইভে ব্যাকআপ বিবেচনা করুন।
অসুবিধা: সম্ভাব্য জালিয়াতি
কম্পিউটারের উপর নির্ভরতা কখনও কখনও বড় সমস্যার দিকে পরিচালিত করে। ক্লাউডে আরও সফ্টওয়্যার ডেটা থাকার কারণে, হ্যাকারদের আপনার ব্যবসায়ের আর্থিক ডেটা পাওয়ার এবং এটি ব্যবহারের আরও সুযোগ রয়েছে। হ্যাকাররা ক্রেডিট কার্ড এবং ব্যবসায়িক openণ খোলার জন্য নিয়োগকর্তার কর সনাক্তকরণ ব্যবহার করে এটি সম্পদকে ঝুঁকির মধ্যে ফেলে এবং সম্ভাব্য দায়বদ্ধতা তৈরি করে। ব্যবসায়ের মধ্যে কেউ তথ্য অ্যাক্সেস করার ঝুঁকিও রয়েছে, সম্ভবত প্রতিদিনের আমানত থেকে অর্থ চালানো এবং প্রোগ্রামে ডেটা পরিবর্তন করা। ব্যবসায়িক মালিকদের অবশ্যই নিরলসভাবে আর্থিক তথ্য রক্ষা করতে হবে।
অসুবিধা: প্রযুক্তিগত সমস্যা
কম্পিউটারের সাথে কাজ করার সময়, সমস্যাগুলি দেখা দিতে পারে। আপনি আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্টের জন্য বছরের শেষের ডেটাটি সম্পূর্ণ করছেন এবং পাওয়ার আউটেজের অভিজ্ঞতা অর্জন করতে পারেন। কম্পিউটারগুলি একটি ভাইরাস অর্জন করতে পারে এবং ব্যর্থ হতে পারে। ব্যবহারকারীরা ভুলভাবে সফ্টওয়্যার কার্য সম্পাদন করার সম্ভাবনাও রয়েছে যার সাথে তারা পরিচিত নয়। যদি ব্যবহারকারী কোনও কাজ করার চেষ্টা করে তবে অজান্তেই অন্য কিছু করে, ত্রুটিটি পূর্বাবস্থায় ফেলার জন্য এটি কিছু কাজ নিতে পারে।
অসুবিধা: ভুল তথ্য
বুককিপিংয়ের রেকর্ডগুলি সিস্টেমে থাকা ডেটাগুলির মতোই দুর্দান্ত। ব্যবসায়ের মালিকরা যে অ্যাকাউন্ট বিভাগগুলি সঠিকভাবে প্রতিষ্ঠা করতে সময় নেয় না তারা ডেটা প্রবেশ করতে পারে এবং সঠিক নয় এমন প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে।
ব্যবসায়ের মালিকরা যথাযথ পরিকল্পনা এবং সফ্টওয়্যার একীকরণের সাথে কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিংয়ের সাথে সম্পর্কিত অসুবিধাগুলি এবং সম্ভাব্য সমস্যাগুলি হ্রাস করার জন্য অনেক কিছু করতে পারেন। এটিকে সঠিকভাবে প্রতিষ্ঠিত করার জন্য ব্যাকট্র্যাক করার চেষ্টা করার চেয়ে সময় নেওয়া সহজ এবং সস্তা কারণ যখন কোন সমস্যা দেখা দেয়।
