একটি ইনফরমেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের বৈশিষ্ট্য
একটি তথ্য পরিচালন সিস্টেম বিভিন্ন ধরণের ফরম্যাটে সঞ্চিত ডেটা সংগ্রহ করে এবং পরিচালনা করে এবং এটি প্রয়োজনীয় লোকের কাছে এটি অ্যাক্সেসযোগ্য করে তোলে। প্রায়শই, একটি ছোট ব্যবসায়ের জন্য কেবল অফিসের নথি এবং স্প্রেডশিট পরিচালনা করা এবং সেগুলি কর্মীদের জন্য উপলব্ধ করা প্রয়োজন। অন্যদের গ্রাহকের তথ্য সম্পর্কিত বিশদ তথ্য সংগ্রহ এবং পরিচালনা করার প্রয়োজন হতে পারে। তবুও অন্যান্য তথ্য পরিচালন সিস্টেমগুলি একটি ওয়েবসাইটের মাধ্যমে বৃহত সংস্থা বা এমনকি জনসাধারণের কাছে ডেটা উপলব্ধ করে।
কোনও প্রতিষ্ঠানের প্রয়োজনীয়তা নির্বিশেষে, একটি ভাল তথ্য পরিচালন সিস্টেম সক্ষম হওয়া উচিত সংগ্রহ এবং সঞ্চয় এবং ডেটা পরিচালনা করুন in আপনার প্রয়োজনীয় ফর্ম্যাটগুলি এবং প্রয়োজন হিসাবে তথ্য সরবরাহ যাদের প্রয়োজন তাদের উপযুক্ত প্ল্যাটফর্মে।
ইনফরমেশন ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমগুলি বোঝা
কোনও একক সফ্টওয়্যার প্যাকেজের পরিবর্তে, কর্মচারীরা কীভাবে তথ্য সংগ্রহ, সঞ্চয় এবং অ্যাক্সেস করতে পারে তা নির্ধারণ করতে আপনার সংস্থা কর্তৃক নির্ধারিত নিয়মের ব্যবস্থা হিসাবে একটি তথ্য পরিচালন ব্যবস্থার কথা ভাবেন। যদি আপনার ব্যবসায় বর্তমানে প্রচুর বিভিন্ন পণ্য ব্যবহার করে যা একে অপরের সাথে যোগাযোগ করে না, আপনি কোনও তথ্য পরিচালনার ব্যবস্থা স্থাপনের আগে আপনার ডেটা একীভূত করার জন্য আপনাকে কোনও মান-যুক্ত রিসেলারের মতো বিশেষজ্ঞের সহায়তার প্রয়োজন হতে পারে।
তথ্য অবশ্যই সংগ্রহ এবং সংরক্ষণ করা উচিত
বেশিরভাগ সংস্থার কাছে বিভিন্ন স্থানে একাধিক স্থানে সঞ্চিত বিভিন্ন ফর্ম্যাটের তথ্য রয়েছে। কিছু ফাইল কোনও কোম্পানির সার্ভারে সঞ্চয় করা হতে পারে, অন্যগুলি স্থানীয়ভাবে ডেস্কটপ এবং ল্যাপটপে সঞ্চিত থাকে, অন্যদিকে গুগল ড্রাইভ বা মাইক্রোসফ্ট ওয়ানড্রাইভের মতো পরিষেবাদিতে ক্লাউডে সঞ্চয় করা হয়। বিশেষায়িত সরঞ্জামগুলি, যেমন ক্লায়েন্ট রিলেশনশিপ ম্যানেজমেন্ট (সিআরএম) সফ্টওয়্যার বা ইনভেন্টরি-ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার এই অন্যান্য সিস্টেমগুলির থেকে পৃথক তথ্য রাখতে পারে।
একটি তথ্য-পরিচালনা ব্যবস্থা তথ্যকে কেন্দ্রিয় করে তোলে তাই এটি বিভিন্ন জায়গায় বা বিভিন্ন ফর্ম্যাটে নকল হয় না, যা প্রায়শই বিভিন্ন সময়ে নথিগুলির কিছুটা বিচিত্র সংস্করণ বিভিন্ন ব্যক্তির কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য হয়ে যায়।
উদাহরণ: আপনার যদি সিআরএম সফ্টওয়্যার থাকে তবে সমস্ত ক্লায়েন্টের তথ্য সেখানে সংরক্ষণ করা উচিত এবং অন্য জায়গায় সদৃশ হওয়া উচিত নয়। নথি এবং স্প্রেডশিটগুলি হয় কোম্পানির সার্ভারে বা ক্লাউড সলিউশনে থাকা উচিত, যেখানে সেগুলি সবার কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য, ব্যাকআপ এবং সুরক্ষিত ured
তথ্য অবশ্যই পরিচালনাযোগ্য হতে হবে
পরিচালকদের তাদের বিভাগ দ্বারা প্রয়োজনীয় সংস্থাগুলির সমস্ত তথ্যে অ্যাক্সেস থাকা উচিত। নতুন দস্তাবেজ তৈরি করার পাশাপাশি বর্তমান নথিগুলিতে পরিবর্তনগুলি অনুমোদিত বা অস্বীকার করতে সক্ষম হওয়া উচিত। ডেটা ব্যাক আপ করা উচিত যাতে কোনও ফাইল মুছে ফেলা হয় বা আপস করা হয় তবে তা পুনরুদ্ধার করা যায়। ডেটা অ্যাক্সেস এছাড়াও সীমাবদ্ধ করা উচিত যাতে এটির প্রয়োজন কেবল তারাই এটি ব্যবহার করতে সক্ষম হয়।
উদাহরণ: যদি কোনও কর্মচারী গ্রাহকদের কাছে প্রেরিত কোনও স্ট্যান্ডার্ড লেটারে পরিবর্তন করেন তবে ম্যানেজার পরিবর্তনটি পর্যালোচনা ও অনুমোদনের জন্য, বা দস্তাবেজটিকে আগের সংস্করণে ফিরিয়ে দিতে সক্ষম হয়। এটি গুগল ড্রাইভ, ওয়ানড্রাইভ এবং মাইক্রোসফ্ট শেয়ারপয়েন্টের মতো সিস্টেমে একটি স্ট্যান্ডার্ড বৈশিষ্ট্য, যেখানে নথির মালিকরা পরিবর্তনগুলি অনুমোদিত বা অস্বীকার করার পাশাপাশি সম্পাদনা করার ক্ষমতা এবং নির্দিষ্ট লোকের কাছে তথ্য অ্যাক্সেস করার ক্ষমতা সীমাবদ্ধ করতে সক্ষম হন।
তথ্য অ্যাক্সেসযোগ্য হতে হবে
কিছু ছোট ব্যবসায়ের জন্য, কেবলমাত্র কম্পিউটারের কম্পিউটারে অ্যাক্সেসযোগ্য তথ্য থাকা যা প্রয়োজন তা-ই। তবে আজ, আরও বেশি সংখ্যক ব্যবসায়ের জন্য অফ-সাইট অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়ার পাশাপাশি ট্যাবলেট এবং স্মার্টফোনে তথ্য প্রয়োজন। সুরক্ষিত ওয়েব সার্ভারের মাধ্যমে এবং অনেক ক্ষেত্রে একটি মোবাইল অ্যাপের মাধ্যমে তথ্য অ্যাক্সেসযোগ্য করে এটি অর্জন করা যায়।
উদাহরণ: মাইক্রোসফ্ট শেয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করে, আপনি কেবলমাত্র কর্মচারীদের দ্বারা ব্যবহৃত একটি সংস্থা পোর্টাল ওয়েবসাইট সেট আপ করতে পারেন। প্রয়োজনে প্রত্যেকের অবদান রাখার বিষয়টি নিশ্চিত করতে পরিচালকগণ প্রকল্পগুলির জন্য ওয়ার্কফ্লো সেট আপ করতে পারেন। পরিচালকরা কোম্পানির পোর্টালে প্রকাশিত পৃষ্ঠাগুলির অনুমোদনের প্রয়োজনীয়তাও নির্ধারণ করতে পারেন এবং নির্দিষ্ট কর্মচারী বা গোষ্ঠীগুলিকে অনুমতি দেওয়ার জন্য এটি নির্ধারিত করতে পারে যে কেবলমাত্র এটি অনুমোদিত ব্যক্তিদের দ্বারা পরিবর্তন করা হয়েছে। প্রত্যেকে একটি ওয়েব ব্রাউজারের মাধ্যমে বা তাদের ট্যাবলেট এবং স্মার্টফোনে শেয়ারপয়েন্ট অ্যাপের মাধ্যমে তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারে।
