প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল লেখার গাইডলাইনস

প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল হ'ল বিভিন্ন কর্মসংস্থান সেটিংসের জন্য দরকারী সরঞ্জাম। কর্মীদের কীভাবে কপি মেশিনটি পরিচালনা করতে হবে বা প্রয়োজনীয় স্বাস্থ্য এবং সুরক্ষা প্রশিক্ষণ কীভাবে সম্পন্ন করতে হবে তা জানতে হবে, একটি পদ্ধতি ম্যানুয়াল পদক্ষেপগুলির একটি ওভারভিউ সরবরাহ করতে পারে। অনেক নিয়োগকারী সম্মিলিত "নীতি এবং পদ্ধতি" ম্যানুয়ালগুলি ডিজাইন করেন তবে পার্থক্যটি সনাক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ: নীতিগুলি বিধিগুলি প্রতিবিম্বিত করে, যখন পদ্ধতিগুলি প্রক্রিয়াগুলি এবং কীভাবে এটি সম্পূর্ণ করতে হয় তা প্রতিবিম্বিত করে। কার্যকরী পদ্ধতির ম্যানুয়ালকে একত্রিত করার জন্য, পদ্ধতিটি নিজেই ফোকাস করা এবং এটি সম্পাদনের জন্য কর্মীদের পক্ষে আরও কার্যকর হবে এমন তথ্য সরবরাহ করা জরুরী।

গুণাবলী

একটি পদ্ধতি ম্যানুয়াল পড়া এবং ব্যবহার করা সহজ হতে হবে। এমন একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল যা কেবলমাত্র পড়ার জন্য নিজস্ব পদ্ধতির ম্যানুয়াল প্রয়োজন হয় তা কোনও কর্মীর পক্ষে খুব বেশি ব্যবহার হয় না। অতিরিক্তভাবে, পদ্ধতি ম্যানুয়াল স্টাইল, ডিজাইন এবং তথ্য সহ সমস্ত উপাদানগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ হওয়া উচিত। একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল অন্যদের একটি নির্দিষ্ট কাজ শেষ করতে সহায়তা করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, তাই এটি পাঠকদের মনে রেখেই লেখা উচিত। বর্ণিত প্রক্রিয়াগুলি পরিষ্কার এবং যৌক্তিক হওয়া উচিত, যাতে সমস্ত পাঠক অসুবিধা ছাড়াই প্রক্রিয়াটি অনুসরণ করতে পারেন।

বৈশিষ্ট্য

প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালগুলি বিশদযুক্ত তথ্যের ধরণের ভিত্তিতে নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্যে পরিবর্তিত হবে। তবে বেশিরভাগ ক্ষেত্রে কার্যকর পদ্ধতির ম্যানুয়ালগুলি হ'ল সেগুলি সুস্পষ্ট এবং ধারাবাহিক বিন্যাসযুক্ত যাতে পাঠকরা কীভাবে উপাদানগুলি অনুসরণ করতে পারেন তা জানুন। অনুচ্ছেদগুলি শুরু হওয়া উচিত এবং বিভ্রান্তি ছাড়াই শেষ হওয়া উচিত এবং পাঠকদের আশ্চর্য হওয়ার দরকার নেই যে এক ধাপ কোথায় এবং অন্যটি শুরু হয়। পদক্ষেপগুলি বর্ণনা করার ক্ষেত্রে, পাঠকদের ঠিক কী করা উচিত তা নিশ্চিত করার জন্য লেখকদের শক্তিশালী অ্যাকশন ক্রিয়া ব্যবহার করা উচিত এবং যেখানে উপযুক্ত সেখানে তাদের ব্যাখ্যা এবং বিকল্পগুলি দেওয়া উচিত। যে কোনও আইকন, চিত্র বা গ্রাফ / চার্টগুলি বোঝার জন্য স্পষ্ট এবং অনুসরণ করা সহজ।

লেখার ধরণ

একটি প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল জন্য লেখার শৈলী পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত ভাষা উপর নির্ভর করা উচিত। সমস্ত পদ্ধতিগত তথ্য নির্ভুল হওয়া উচিত, এবং কোনও সংক্ষিপ্ত নামটি বন্ধনীতে একটি ব্যাখ্যা দিয়ে স্পষ্ট করা উচিত - উদাহরণস্বরূপ, "খাদ্য ও ওষুধ প্রশাসন (এফডিএ)"। প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালগুলিতে যা কিছু সময়ের জন্য প্রচলিত থাকবে, নির্দিষ্ট তথ্য যা দ্রুত পুরানো হতে পারে তা ব্যবহার এড়িয়ে চলুন। প্রযুক্তিগত ভাষা এবং জার্গন যা বেশিরভাগ ক্ষেত্রে অপরিচিত হবে তা এড়ানো উচিত।

ডিজাইন

প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালটির নকশা মূলত যে ধরণের পদ্ধতির রূপরেখার করা হচ্ছে তার উপর নির্ভর করবে তবে কিছু নকশার সুপারিশগুলি সমস্ত প্রক্রিয়া ম্যানুয়ালগুলির জন্য প্রযোজ্য। একটি ভাল পদ্ধতির ম্যানুয়ালটিতে প্রচুর পরিমাণে সাদা স্থান ব্যবহৃত হয়। এটি বলার অপেক্ষা রাখে না যে ম্যানুয়ালটি মুদ্রণের সাথে অত্যধিক লোড হয় না বরং পাঠককে ভয় দেখাতে এড়াতে প্রচুর ইনডেন্টেশন এবং অনুচ্ছেদে বিরতি দেয়। কার্যকর পদ্ধতি ম্যানুয়ালগুলিতেও স্পষ্ট শিরোনাম এবং উপ-শিরোনাম রয়েছে, পাশাপাশি অন্য কোনও উপযুক্ত লেবেল রয়েছে এবং অনেকগুলি পয়েন্টের জন্য রূপরেখা রয়েছে।

দায়িত্ব

প্রক্রিয়া ম্যানুয়াল লেখার জন্য যারা দায়বদ্ধ তাদের পর্যায়ক্রমে পর্যালোচনা করার জন্যও দায়বদ্ধ। যদি উপাদান অপ্রাসঙ্গিক হয়ে যায় তবে এটি অপসারণ বা আপডেট করা উচিত। তথ্য কর্মীদের সহায়তায় কার্যকর না হলে, ম্যানুয়ালটি সংশোধন করে উন্নত করা উচিত। একটি পদ্ধতি ম্যানুয়াল যেমন কাজটি পাঠকদের সম্পাদন করতে সক্ষম করে তেমনি দরকারী এবং যদি ম্যানুয়ালটি এটি করতে ব্যর্থ হয় তবে লেখক এটিকে পরিবর্তন করার দায়বদ্ধ।