ফ্রন্ট ডেস্কের রিসেপশনিস্টের কর্তব্য
আপনার সংস্থার মুখ হিসাবে পরিবেশন করার জন্য ফ্রন্ট-ডেস্কের অভ্যর্থনাবিদ নিয়োগের পদটি সঠিকভাবে খসড়া করা জবের অবস্থানের সাথে পজিশনের কর্তব্যগুলির রূপরেখা দিয়ে শুরু হয়। সংবর্ধনাবিদদের প্রয়োজনীয় সাধারণ দায়িত্বগুলির কাজের বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন, তবে আপনার ব্যবসায়ের জন্য বিশেষত শুল্ক যুক্ত করতে দ্বিধা করবেন না, যেমন নতুন ক্লায়েন্টরা প্রথম উপস্থিত হওয়ার সাথে সাথে পরিচয়পত্রের কাগজপত্রের সমাপ্তি পরিচালনা করা। যতক্ষণ কাজের বিবরণ পরিষ্কার হয়ে যায় এবং ন্যায্য বেতনের সাথে শুল্ক সংযুক্ত করে, এটি আপনাকে কাজের জন্য নিখুঁত ব্যক্তি খুঁজে পেতে সহায়তা করতে পারে।
গ্রামীণ বিজনেস দর্শনার্থীদের
ফ্রন্ট-ডেস্কের রিসেপশনিস্টের অন্যতম প্রধান দায়িত্ব হ'ল দর্শনার্থীদের অভ্যর্থনা জানানো। অভ্যর্থনাবিদ প্রথম, এবং কখনও কখনও কেবল আপনার দোকান বা অফিসে ব্যক্তি দর্শনার্থীদের সাথে দেখা করতে পারে। যদিও এটি একটি এন্ট্রি-লেভেলের ভূমিকা, একজন সফল সংবর্ধনাবিদ অবশ্যই একটি দুর্দান্ত যোগাযোগকারী এবং একজন শক্তিশালী প্রশাসক উভয়ই হতে হবে, স্বাচ্ছন্দ্যে সমস্ত অনুশাসন এবং পেশাদার স্তরের ব্যক্তিদের সাথে যোগাযোগ করে।
যখন অতিথিরা উপস্থিত হন, সম্মুখ-ডেস্কের অভ্যর্থনাবিদকে তাদের উষ্ণভাবে স্বাগত জানানো উচিত, কখনও কখনও তাদের পোষাক গ্রহণ, রিফ্রেশমেন্ট সরবরাহ করা এবং ব্যবসায়ের বিষয়ে প্রাথমিক প্রশ্নের উত্তর দেওয়া যেমন কয়েক ঘন্টা অপারেশন করা। আপনার সংস্থার যে পণ্যগুলি এবং পরিষেবা সরবরাহ করে তার সংক্ষিপ্ত বিবরণ দেওয়ার জন্য অভ্যর্থনাবিদকে এটিকে যথেষ্ট জ্ঞানসম্পন্ন হতে হবে।
ইনকামিং কলগুলির জবাব দেওয়া
ব্যক্তি অভ্যর্থনা জানানো ছাড়াও, একটি ফ্রন্ট-ডেস্ক অভ্যর্থনাবাদী সমস্ত আগত কলগুলির উত্তর দেওয়ার জন্য দায়বদ্ধ। আপনার সংস্থার আকারের উপর নির্ভর করে এই কাজটি সম্পাদন করতে অভ্যর্থনাবিদকে আপনার টেলিফোন সিস্টেমে দক্ষ হতে হবে। অনুরোধ অনুসারে স্ক্রিনিং কলগুলি, অভ্যর্থনাবাদী রুটগুলি তাদের যথাযথ প্রাপককে কল করে, প্রয়োজনীয় বার্তা গ্রহণ এবং রিলে করে।
ইনকামিং মেল বিতরণ করা হচ্ছে
কিছু সংস্থায়, ফ্রন্ট-ডেস্কের অভ্যর্থনাবিদ আগত ও বহির্গামী মেল বিতরণের তদারকি করেন। মেল এলে, অভ্যর্থনাবিদ এটি বাছাই করে, জাঙ্ক মেলটি সরিয়ে এবং সর্বোচ্চ অগ্রাধিকারের অংশগুলি সনাক্ত করে। মেলটি কোম্পানির নীতি অনুসারে বিতরণ করা হয়।
ফ্রন্ট-ডেস্কের অভ্যর্থনাবিদ হয় মেল প্রতিটি টুকরো সরাসরি তার প্রাপককে ডেলিভারি দিতে পারে বা পার্সেলগুলি একটি উপযুক্ত ইন্টারফিস মেল স্লটে রেখে দিতে পারে। অভ্যর্থনাবিদও অগ্রাধিকারের জন্য বা রাতারাতি প্যাকেজগুলি আসার সাথে সাথে স্বাক্ষর করে।
আউটগোয়িং মেল প্রস্তুত করা হচ্ছে
প্রতিদিনের ভিত্তিতে, ফ্রন্ট-ডেস্কের অভ্যর্থনাবিদ ডাক পরিষেবা বা রাতারাতি কুরিয়ার দ্বারা পিকআপের জন্য বহির্গামী মেল প্রস্তুত করে। যদি কোনও ব্যক্তি বা ব্যবসায়ের ভিড়ের জন্য নথিগুলির প্রয়োজন হয়, অভ্যর্থনাবিদ একজন মেসেঞ্জার পরিষেবাতে যোগাযোগ করে এবং সমস্ত প্রয়োজনীয় নির্দেশাবলী সরবরাহ করে।
প্রশাসনিক এবং কেরানী কাজ
একজন ফ্রন্ট-ডেস্কের অভ্যর্থনাবিদও বিভিন্ন পত্রিকরণের কাজ সম্পাদন করতে পারেন যার মধ্যে চিঠিপত্রের খসড়া তৈরি করা, আর্থিক স্প্রেডশিট প্রস্তুত করা এবং উপস্থাপনা তৈরি করা। সিনিয়র দলের সদস্যদের ক্যালেন্ডার পরিচালনা এবং ব্যবসায় ভ্রমণের ব্যবস্থা করা ছোট বা মাঝারি আকারের ব্যবসায়ের ক্ষেত্রেও ফ্রন্ট-ডেস্কের অভ্যর্থনাবিদদের আওতায় আসতে পারে। ফ্রন্ট-ডেস্কের অভ্যর্থনাবিদ কখনও কখনও অফিস সরবরাহের অর্ডার, ডকুমেন্ট ফাইল করা, ফটোকপি তৈরি এবং ফ্যাক্স প্রেরণ এবং গ্রহণের জন্যও অভিযুক্ত হন। কিছু কিছু ক্ষেত্রে, সামনে অবস্থানকারী ব্যক্তি হালকা হিসাবরক্ষণের কাজও সম্পাদন করতে পারে।
