ব্যবসায়িক যোগাযোগ সরঞ্জাম হিসাবে ইমেল ব্যবহারের সুবিধা এবং অসুবিধা

ইমেল ব্যবসায়িক যোগাযোগের একটি তাত্ক্ষণিক রূপ এবং এমন কোনও কর্মক্ষেত্রের কল্পনা করা শক্ত যে এটি বেশিরভাগ অভ্যন্তরীণ এবং বাহ্যিক যোগাযোগের জন্য ইমেলের উপর নির্ভর করে না। ইমেল যোগাযোগের অসংখ্য সুবিধা রয়েছে, এটি দ্রুত এবং নির্ভরযোগ্য নয়। তবে ইমেলের বিভিন্ন সুবিধাগুলি বজায় রাখার জন্য বিভিন্ন পতন রয়েছে যা কখনও কখনও তথ্য প্রেরণকে একটি চ্যালেঞ্জিক উপায় করে তোলে।

সুবিধা: দ্রুত ক্লায়েন্ট যোগাযোগ

যখন আপনার হাজার হাজার মাইল দূরে অবস্থিত কোনও ক্লায়েন্ট বা ব্যবসায় সহযোগীর কাছে একটি গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পেতে হবে তখন এটির দ্রুততম উপায়গুলির একটি হল ইমেল। যোগাযোগের গতিতে টেলিফোনে যে সুবিধাটি রয়েছে তার ইমেলটি হ'ল আপনি কোনও ইমেল সহ সংযুক্তি প্রেরণ করতে পারেন যাতে গুরুত্বপূর্ণ বার্তা বা আপনার বার্তা স্পষ্ট করার জন্য একটি উপস্থাপনা থাকে। ফোন কলগুলি যাইহোক, সাধারণভাবে বেশি সময় নেয়, কারণ আপনাকে সঠিক ব্যক্তির সাথে যেতে হবে এবং যখন তারা কথা বলতে পারে তখন সেগুলি ধরতে হবে। অন্যদিকে, একটি ইমেল দ্রুত প্রেরণ করা যেতে পারে এবং তারা এটি পর্যালোচনা করার জন্য প্রস্তুত হলে তাদের জন্য অপেক্ষা করতে থাকে।

সুবিধা: প্রাপ্যতা এবং বহনযোগ্যতা

ইমেলের বর্ধিত ব্যবহারের ফলে ব্যবসায়ীরা প্রতিদিন শত শত ইমেল পান। তবুও, হাজার হাজার ইমেল বার্তাগুলি আপনার কম্পিউটারের ফোল্ডারে বা হ্যান্ডহেল্ড যোগাযোগ ডিভাইস যেমন সেল ফোন যেমন আপনার প্রয়োজন হয় তখন পুনরুদ্ধার করার জন্য সংরক্ষণ করা যেতে পারে। ইমেলের সুবিধাদি আপনাকে ফাইলের ফোল্ডারগুলিকে কাগজগুলি পূর্ণ রাখতে বাধা দেয়। এটি আপনার গুরুত্বপূর্ণ চিঠিপত্রকে অনাবশ্যক ফাইল ফোল্ডারগুলির চারপাশে লগ না করে সহজেই পোর্টেবল করে তোলে।

সুবিধা: শিপিং এবং মেলিং ব্যয় হ্রাস করে

আপনার ইন্টারনেট সংযোগের ব্যয় বাদে, ইমেলটি বিনামূল্যে। ইমেল যোগাযোগের অন্যতম সুবিধা হ'ল আপনি কিছু না দিয়েই যত বেশি বার্তা, ফাইল, ভিডিও, নথি এবং উপস্থাপনা পাঠাতে পারেন। এটি আপনার কোম্পানির শিপিং এবং ডাক ব্যয়ের পাশাপাশি সময়ের - এবং সেই সময়ের ব্যয়কে উল্লেখযোগ্যভাবে হ্রাস করে you

অসুবিধা: লোকসানের ক্ষয়ক্ষতি

আপনার সমস্ত মুদ্রিত নথিগুলি অ্যাক্সেস করতে এবং সেগুলি নষ্ট করার জন্য কারও পক্ষ থেকে একটি ম্যানুয়াল প্রচেষ্টা নেওয়া উচিত। তবে আপনার সমস্ত ইমেল এবং গুরুত্বপূর্ণ তথ্য একটি সাধারণ হার্ড-ড্রাইভ ক্রাশের সাথে হারিয়ে যেতে পারে। আপনি যদি অন্য কোনও সার্ভারে আপনার ইমেল তথ্য সঞ্চয় করে থাকেন, তবে সেই সাইটটি ব্যবসায়ের বাইরে চলে গেলে বা চলে গেলে আপনি আপনার ডেটা হারাতে পারেন। আপনি যে অল্প সময়ের জন্য এমনকি সংরক্ষণ করতে চান এমন গুরুত্বপূর্ণ ইমেলগুলির জন্য ব্যাক-আপ পদ্ধতিটি ব্যবহার করা নিশ্চিত করুন যেমন কোনও ফ্ল্যাশ ড্রাইভে নিয়মিত অনুলিপি করা।

অসুবিধা: অন্যের কাছে অ্যাক্সেসযোগ্য

যখন কেউ আপনাকে একটি ব্যবসায়িক চিঠি দেয়, আপনি কেবলমাত্র সেই চিঠিটি পান receives আপনার ইমেলগুলি কখনই ব্যক্তিগত হিসাবে বিবেচনা করবেন না। যেহেতু নেটওয়ার্কগুলির মাধ্যমে ইমেল প্রেরণ করা হয়, তাই অন্যরাও তাদের অ্যাক্সেস পেতে পারে বা ভুল করে সেগুলি গ্রহণ করতে পারে। কোনও ইমেল হ্যাকার দ্বারা আটকাতে পারে বা কোনও ভুল ইমেল ঠিকানায় যেতে পারে এবং অন্য কারও ইনবক্সে প্রবেশ করতে পারে। অতএব, আপনি কোনও ইমেলটিতে কী তথ্য প্রেরণ করবেন তা যত্নবান হন। যদি এটি ব্যক্তিগত তথ্য হয় যা আপনি অন্য কারও দেখতে চান না, ইমেলটি ব্যবহারের জন্য সেরা যোগাযোগের পদ্ধতি নাও হতে পারে। আপনার সংবেদনশীল তথ্য এবং বার্তাগুলি হ্যাকার এবং এমনকি সন্দেহহীন প্রাপকদের কাছে খুব অ্যাক্সেসযোগ্য যখন আপনি ইমেল ব্যবহার করেন।

অসুবিধা: আবেগের ব্যাখ্যা করতে অসুবিধা

ইমেলের একটি অসুবিধা হ'ল লোকেরা এটি কথোপকথনের মতো আচরণ করে কারণ ইমেলটি এত তাড়াতাড়ি ঘটতে পারে। তারা অপবাদ শর্তাবলী ব্যবহার শুরু করে এবং ইমেলের মাধ্যমে কথোপকথন চালিয়ে যাওয়ার চেষ্টা করে। তবে, যেহেতু ইমেল প্রাপকরা একে অপরকে দেখতে পাচ্ছেন না, ইমেলগুলিতে কোনও ভয়েস অনুভূতি বা আবেগ নেই যা সঠিক ব্যাখ্যায় সহায়তা করতে পারে। এটি ইমেলের পিছনে আবেগের ভুল ব্যাখ্যা করতে পারে এবং তা অনুভূতি, রাগ, ক্ষোভ এবং আরও অনেক আবেগকে আঘাত করতে পারে। আপনার ইমেলগুলি প্রেরণের আগে পুনরায় পঠন এবং নেতিবাচক আলোতে নেওয়া যেতে পারে এমন শব্দটির সন্ধান করা ভাল ধারণা।