একজন কর্মচারী আইডি কী?
কোনও কর্মচারী আইডি হ'ল এমন একটি কোড যা কোনও নিয়োগকর্তাকে কোনও সংস্থায় কর্মরত লোকদের স্বতন্ত্রভাবে সনাক্ত করতে ব্যবহৃত হয়। কর্মচারী আইডিগুলি প্রবাহিত, সঠিক রেকর্ড রাখার অনুমতি দেয় এবং তারা গোপনীয় তথ্য সংরক্ষণে সহায়তা করে। আপনি যদি মুষ্টিমেয় কিছু কর্মচারী দিয়ে একটি ছোট ব্যবসা পরিচালনা করেন তবে কর্মচারী আইডি কোনও চাপের বিষয় নাও হতে পারে, তবে আপনার ব্যবসায় বাড়ার সাথে সাথে এটি আরও বেশি গুরুত্ব দেয়।
কেন এসএসএন নয়?
কোনও কর্মচারী আইডি নম্বর ট্যাক্স আইডি নম্বর বা সামাজিক সুরক্ষা নম্বর (এসএসএন) এর মতো নয় যা ফেডারেল সরকার দ্বারা নির্ধারিত হয়েছিল। যদিও এসএসএনগুলি আইডির আর একটি দরকারী ফর্ম, এগুলি গোপনীয় রাখা উচিত এবং রেকর্ড রাখার জন্য প্রতিদিন ব্যবহার করা উচিত নয়। পরিচয় চোররা এসএসএনগুলি খুঁজতে থাকে কারণ তারা ইউএস নাগরিকদের স্বতন্ত্রভাবে সনাক্ত করে। চোর শনাক্ত করুন জাল শনাক্তকরণ কার্ড এবং অন্যান্য জালিয়াতি নথি তৈরি করতে সামাজিক সুরক্ষা নম্বরগুলি ব্যবহার করতে পারে। এটি কোনও সংস্থার অভ্যন্তরীণ রেকর্ডের বাইরে কোনও ব্যবহার না করেই, কর্মচারী আইডি নিয়ে কাজ করা শক্ত।
"জন স্মিথ" সমস্যা
আপনার সংস্থা বাড়ার সাথে সাথে সম্ভাবনা বাড়তে থাকে যে আপনি একাধিক লোককে নিযুক্ত করবেন যারা একই নামটি ভাগ করে নেন, বিশেষত সাধারণ নামের জন্য। যদিও "ডাক্তার" এর মতো মাঝের নাম এবং শিরোনামগুলি মানুষকে আলাদা করতে সহায়তা করতে পারে, এটি সর্বদা কার্যকর হয় না। অনন্য কর্মচারী আইডিগুলির একটি সিস্টেম আপনাকে সেই একই লোকদের সনাক্ত করতে এবং অ্যাকাউন্ট করতে দেয়।
আইডি কোড ফর্ম্যাট
আপনি যখন কোনও কর্মচারী আইডি কোড তৈরি করেন তখন ফর্ম্যাটটি পুরোপুরি আপনার উপর নির্ভর করে। এটি কোনও সংখ্যা বা অক্ষর, সংখ্যা এবং অন্যান্য চিহ্নগুলির সংমিশ্রণ হতে পারে। কোনও ব্যবসা কোনও কর্মীর প্রকার সনাক্ত করতে আইডি ব্যবহার করতে পারে; উদাহরণস্বরূপ, কয়েকটি সংখ্যার পরে একটি "টি" প্রযুক্তিবিদ হিসাবে সেই ব্যক্তিকে সনাক্ত করতে পারে। কিছু সংস্থাগুলি একটি ক্রমসংখ্যক নম্বর স্কিম ব্যবহার করে যার মধ্যে প্রথম দিকে যোগদানকারী কর্মীরা কম সংখ্যক, এবং পরে নিয়োগপ্রাপ্তরা বেশি নম্বর পান।
আইডি নম্বর কেন্দ্রীয় নিয়ন্ত্রণ
আপনার ব্যবসায়ের নতুন সংস্থাগুলি কোম্পানির একক বা কেন্দ্রীয় জায়গায় যেমন হিউম্যান রিসোর্স বিভাগ, বা ছোট ব্যবসায়, অ্যাকাউন্টেন্ট বা আপনার বেতনভোগী ব্যক্তির জন্য নির্দিষ্ট করা গুরুত্বপূর্ণ। দায়িত্বকে কেন্দ্রিয় করে, এটি একাধিক ব্যক্তিকে একই সংখ্যা দেওয়ার বা একই ব্যক্তির একাধিক সংখ্যার সমাপ্তির সুযোগ হ্রাস করে। স্বাচ্ছন্দ্যপূর্ণভাবে পরিচালিত অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের জন্য স্বতন্ত্রতা গুরুত্বপূর্ণ।
বহু উদ্দেশ্যমূলক আইডি
আপনার প্রতিষ্ঠানের একাধিক প্রয়োজনে একটি কর্মচারী নম্বর ব্যবহার করা সম্ভব। উদাহরণস্বরূপ, কোনও বর্ধিত ইন্টার্নের বেতন প্যারোল সিস্টেমে নাও থাকতে পারে তবে এখনও তাদের কী এবং কম্পিউটার অ্যাক্সেসের মতো সংস্থান প্রয়োজন। যদি আপনার সংস্থা ইন্টার্ন নিয়োগ দেয়, তারা একই নম্বর রাখতে পারে; আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে এগুলি পুনরায় প্রবেশের দরকার নেই।
কর্মচারী আইডি এবং ডাটাবেসগুলি
কর্মচারী আইডিগুলি অপ্রয়োজনীয় তথ্য হ্রাস করে কম্পিউটারাইজড রেকর্ডকে দক্ষ রাখতে সহায়তা করে। উদাহরণস্বরূপ, কোনও কর্মচারী ফাইলে কর্মীর আইডি, নাম, বাড়ির ঠিকানা এবং ফোন নম্বর থাকতে পারে। অবকাশের সময় ট্র্যাক করার জন্য একটি ফাইলের কেবল আইডি নম্বর এবং অবকাশের তারিখ থাকতে পারে। আইডি নম্বরটি ব্যবহার করে কম্পিউটার দুটি ফাইল একত্রে সংযুক্ত করে, যাতে আপনি কোনও প্রতিবেদনে কর্মচারীর নাম এবং ছুটির সময় দেখতে পারবেন।
কর্মী বনাম নিয়োগকর্তা আইডি
কর্মচারী আইডি (EIN) দিয়ে কোনও কর্মচারী আইডি বিভ্রান্ত করবেন না। পরেরটি হ'ল ফেডারেল সরকার দ্বারা ট্যাক্স এবং রিপোর্টিংয়ের উদ্দেশ্যে ব্যবসায়ের জন্য নির্ধারিত একটি কোড। এটি সামাজিক সুরক্ষা সংখ্যার মতো, কারণ এটি অনন্যভাবে সংস্থাটিকে চিহ্নিত করে। যে কোনও মার্কিন ব্যবসায় যা লোককে নিয়োগ দেয় তার একটি EIN দরকার।
