মিটিং মিনিট উদাহরণ

মিলনের মিনিটগুলি গত সপ্তাহের কর্মীদের সভায় যা বলা হয়েছিল তা কেবল একটি ঠকানো শীট নয়। মিনিটগুলি আনুষ্ঠানিক আইনী দলিল হতে পারে যা কোনও কোম্পানির পরিচালনা পর্ষদ বা সরকারী সত্তার নেতৃত্বের সরকারী কর্মের প্রতিনিধিত্ব করে। যেহেতু মিনিটগুলি ব্যবসায়ের সরকারী রেকর্ড এবং সরকারী ক্রিয়াকলাপ, এটি কার্যকরভাবে বিকাশ করার জন্য অর্থ প্রদান করে। আপনি যদি কাগজে নোটগুলি হস্ত-লিখন করে থাকেন তবে আপনার যদি একটি প্রিন্ট করা ফর্ম থাকে তবে এটি আপনাকে সাহায্য করতে পারে যেখানে এটি যথাযথ তথ্য রাখতে পারেন। আপনি যদি সভার সময় আপনার ল্যাপটপ বা বৈদ্যুতিন নোটবুকটি ব্যবহারের জন্য নিয়ে আসে তবে আপনি একটি কম্পিউটার ফর্মও তৈরি করতে পারেন।

হেডারের তথ্য

মিনিটের মধ্যে সভার তারিখ এবং অবস্থানের শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত থাকে। কে উপস্থিত ছিলেন এবং যার অজুহাত ছিল না তার শিরোনাম রেকর্ড করে এবং এটি সাধারণত সেই ব্যক্তিকে সনাক্ত করে যা সভার প্রিজাইডিং অফিসার এবং রেকর্ডিং সেক্রেটারি হিসাবে কাজ করেছিল। একাধিক জায়গায় একসাথে যে সভাগুলি হয় - উদাহরণস্বরূপ, ভিডিও কনফারেন্সিংয়ের মাধ্যমে - সাধারণত অবস্থানের উপর ভিত্তি করে উপস্থিতি রেকর্ড করে।

উদাহরণ:

এ -1 কোম্পানির পরিচালনা পর্ষদের সভার কার্যবিবরণী 4 মে, 2017 এক্সিকিউটিভ বোর্ড কক্ষ, সদর দফতররবার্ট জনসন, চেয়ারম্যান ও কাইল ম্যাকগ্রিগোর, রেকর্ডিং সেক্রেটারিবর্তমান: আর জনসন, এম পেরেজ, জে হাটোয়ামা, এফ। মাইকেলস, ​​এস হাথর্ন, এম। স্মিথ, আর স্যান্ডবোন, ভি ক্লার্ক

ভূমিকা উপকরণ

প্রিজাইডিং অফিসার অর্ডার করার জন্য সভাটিকে ডেকে বলার সঠিক সময় দিয়ে সাধারণত মিনিট শুরু হয়। বেশিরভাগ বৈঠকে এজেন্ডার প্রথম আইটেমগুলির মধ্যে ভূমিকা, প্রিজাইডিং অফিসারের মন্তব্য এবং পূর্বের সভার মিনিটের অনুমোদন অন্তর্ভুক্ত থাকে। প্রিজাইডিং অফিসারের বক্তব্যের সময় প্রদত্ত প্রধান পয়েন্টগুলি ক্যাপচার করুন। সদস্যরা যদি পূর্বের সভার মিনিটের কোনও সংশোধনী দেয়, তবে পরিবর্তনগুলি যথাযথভাবে রেকর্ড করুন।

উদাহরণ:

মিঃ জনসন দুপুর ২:৪6 মিনিটে সভার আদেশ দেওয়ার জন্য বৈঠকে ডেকেছিলেন। অনানুষ্ঠানিক পরিচয় দেওয়ার পরে, জনসন ঘোষণা করেছিলেন যে তার বিড়াল সম্প্রতি ছয় বিড়ালছানা জন্ম দিয়েছে। মিসেস হাথার্নের গতিবেগে, জুলাই সভার কয়েক মিনিটের মধ্যেই ব্যতিক্রমের সাথে সর্বসম্মত সম্মতিতে গৃহীত হয়েছিল যে অনুচ্ছেদে 15 অনুচ্ছেদে 'ট্রাক' শব্দটি সংকীর্ণ হয়েছে এবং 'সেমি ট্র্যাক্টর' শব্দের সাথে প্রতিস্থাপিত হয়েছে।

সম্মতি এজেন্ডা

যদিও প্রতিটি সভায় আলাদা কাঠামো থাকে, আনুষ্ঠানিক বৈঠকগুলি - বিশেষত সরকারী দলগুলির জন্য - সাধারণত "সম্মতি এজেন্ডা" দিয়ে শুরু হয়, যা ভোটের প্রয়োজন হয় না এমন ধারাবাহিক প্রতিবেদন এবং বিবৃতিগুলির চেয়ে সামান্য কিছু। সম্মতিসূচী এজেন্ডায় প্রায়শই চিঠিপত্র, কমিটিগুলির প্রতিবেদন এবং অন্যান্য তথ্য-কেবল উপাদান অন্তর্ভুক্ত থাকে।

সম্মতি কার্যসূচির সময় আলোচিত প্রতিটি আইটেমের জন্য প্রধান পয়েন্টগুলি রেকর্ড করুন, কথোপকথনের বিষয় চিহ্নিত করুন এবং মুক্ত আলোচনার সময় সদস্যদের দেওয়া কোনও বড় মন্তব্য।

উদাহরণ:

মিসেস স্মিথ ৪ নভেম্বর তারিখে এক্সওয়াইজেড ম্যানুফ্যাকচারিং কোম্পানির একটি চিঠি রেকর্ডে পড়েছিলেন। চিঠিতে উচ্চ-প্রোফাইলের পণ্য সরবরাহ দ্রুত করাতে পরিবহন বিভাগের পেশাদারিত্বের প্রশংসা করা হয়। মিঃ পেরেজ, পরিবহন বিভাগের পক্ষ থেকে বলেছিলেন যে এক্সওয়াইজেড বিস্তারিত রুটের নির্দেশনা সরবরাহের জন্য দুর্দান্ত কাজ করেছে।

ব্যবসায়িক এজেন্ডা

ব্যবসায়ের এজেন্ডাটি যেখানে ক্রিয়া হয় - সেই সভার অংশ যেখানে সদস্যরা বিভিন্ন কর্ম আইটেমগুলিতে বিতর্ক এবং ভোট দেয় and আনুষ্ঠানিক মিনিটের জন্য, সচিবকে অবশ্যই প্রকৃত গতি এবং ভোটের সত্যিকারের ভোটের লিখিত প্রতিলিপি লিখতে হবে, এই প্রশ্নটি সহ যে কারা ভোট দিয়েছিল এবং বিরোধিতা করেছিল তা সহ। সাধারণত, সচিব বক্তব্য রেখেছিলেন এমন প্রতিটি সদস্যের প্রধান পয়েন্টগুলি সহ বিতর্কটির একটি সারাংশও ধারণ করে।

প্রযুক্তিগতভাবে, "এড়িয়ে চলা" ভোটের মতো কোনও জিনিস নেই। বিরত থাকা মানে মোটেও ভোট না দেওয়া। যে সমস্ত লোকেরা রেকর্ড করতে চান যে তারা কোনও বিষয়ে পক্ষে বা বিরোধী নয় তাদের পরিবর্তে "উপস্থিত" ভোট দেওয়া উচিত।

উদাহরণ:

জনসন এবিসি উইজেটস থেকে 21,434.87 ডলারে চালানের বিষয়ে আলোচনা শুরু করেছিলেন। মিসেস হাটোয়ামা জানান, চালকটি গত সপ্তাহে অর্থ কমিটি দ্বারা অনুমোদিত হয়েছিল। মিঃ মাইকেলস বলেছিলেন যে তিনি এবিসি উইজেটগুলির সাথে চলমান কাজকে সমর্থন করেন। হাটোয়ামা 21,434.87 ডলারে এবিসি উইজেটস, ইনক। এর চালানটি অনুমোদনে সরিয়ে নিয়েছে। মিসেস স্যান্ডবোন সেকেন্ডেড। মোশন ৪-২ নিয়েছে, হাটোয়ামা, স্যান্ডবোন, মাইকেলস এবং স্মিথের পক্ষে এবং পেরেজ ও ক্লার্ক বিরোধিতা করেছিলেন।

সমাপ্তি উপকরণ

বেশিরভাগ মিনিট সাধারণত সভা স্থগিত হওয়ার সাথে সাথে শেষ হয়। কয়েক মিনিটের মধ্যে প্রিজাইডিং অফিসার এবং রেকর্ডিং সচিব স্বাক্ষর করেন, যদিও সচিব যদি এই গ্রুপের ভোটদানকারী সদস্য হন তবে সচিবের স্বাক্ষরই কেবল প্রায়শই যথেষ্ট।

উদাহরণ:

জনসন সকাল সন্ধ্যা at:৪০ এ সভা স্থগিত করেন। পরবর্তী বৈঠকটি 5 আগস্ট বিকাল 3 টায় অনুষ্ঠিত হবে। এক্সিকিউটিভ বোর্ড কক্ষে।

স্বাক্ষরিত, রবার্ট জনসন, চেয়ারম্যান কাইল ম্যাকগ্রিগোর, রেকর্ডিং সেক্রেটারি