ক্রয় অনুরোধ ফর্ম কি?
ছোট ব্যবসায়গুলি প্রায়শই একটি ঝাঁকুনি বাজেটে চালু করে। এটি নিয়ন্ত্রণের ব্যয় সংস্থার দীর্ঘমেয়াদী স্বাস্থ্যের জন্য প্রয়োজনীয় করে তোলে। ব্যয়গুলি হ্রাস এবং দায়বদ্ধ ব্যয়কে উত্সাহিত করার একটি উপায় হ'ল সমস্ত নতুন ক্রয়ের অভ্যন্তরীণ প্রয়োজনীয়তা প্রক্রিয়া বিকাশ করা।
ক্রয় অনুরোধ ফর্ম
ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা ফর্মটি একটি অভ্যন্তরীণ নথি যা কর্মীরা একটি নির্দিষ্ট আইটেম কেনার অনুরোধ করতে ব্যবহার করে। কর্মচারী পণ্যটি বর্ণনা করে এবং কেন এটি প্রয়োজনীয়। এরপরে এই ফর্মটি সংস্থার মধ্যে থাকা অন্য ব্যক্তি এবং বিভাগগুলিতে পর্যালোচনা এবং অনুমোদনের জন্য প্রেরণ করা হবে।
অনুরোধ প্রক্রিয়া
অনুরোধ প্রক্রিয়াটি একটি অভ্যন্তরীণ এবং সংস্থাগুলির মধ্যে পরিবর্তিত হয়। তবে, একটি সাধারণ ক্রয়ের প্রয়োজনীয়তা প্রক্রিয়া এ জাতীয়ভাবে কাজ করতে পারে:
- একজন কর্মচারীর জন্য একটি নতুন ল্যাপটপ কম্পিউটার প্রয়োজন এবং একটি অনুরোধ ফর্ম গ্রহণ করে। তিনি তার যে ল্যাপটপটি চান তা বর্ণনা করে এবং, প্রয়োজনে তার প্রয়োজন কেন তা ব্যাখ্যা করে। তারপরে তিনি তার বিভাগের প্রধানকে অনুরোধ ফর্মটিতে স্বাক্ষর করতে বলেন।
- সুপারভাইজার ফর্মটিতে স্বাক্ষর করার পরে এটি আইটি বিভাগে যেতে পারে, যাতে বিভাগের বিশেষজ্ঞরা নিশ্চিত করতে পারেন যে কম্পিউটারটি সংস্থার সিস্টেমগুলির সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং এটি ডেটা সুরক্ষার মানগুলি পূরণ করে।
- আইটি অনুমোদনের পরে, প্রয়োজনীয়তা ক্রয় বিভাগে যায়। বিভাগের কর্মীরা বেশ কয়েকটি খুচরা বিক্রেতাদের মধ্যে থেকে কম্পিউটারটি উত্স করে এবং সবচেয়ে ভাল দামের সরবরাহকারী খুচরা বিক্রেতা থেকে এটি কিনতে পছন্দ করে। ক্রয় বিভাগ বিক্রেতার কাছে ক্রয়ের আদেশ জারি করে।
একটি অনুরোধ প্রক্রিয়া সুবিধা
ক্ষুদ্র ব্যবসায়ের জন্যও একটি রিকুইকিউশন প্রক্রিয়াটির বিভিন্ন সুবিধা রয়েছে:
- স্বচ্ছতা: অনুরোধ প্রক্রিয়াটির জন্য ক্রয়ের ন্যায্যতা প্রমাণ করতে কর্মচারী এবং তাদের সুপারভাইজারদের প্রয়োজন। কোনও নির্দিষ্ট পণ্য কেন প্রয়োজন তা লেখার সহজ প্রক্রিয়া অপ্রয়োজনীয় ক্রয় হ্রাস করতে পারে। কম ব্যয়বহুল পণ্য সংস্থার প্রয়োজন মেটাতে পারলে এটি ব্যয়বহুল আইটেমগুলিতে ওভারস্পেন্ডিংও হ্রাস করতে পারে।
- কার্যকারিতা এবং সামঞ্জস্যতা: কিছু পণ্য, বিশেষত সফ্টওয়্যার ইলেকট্রনিক্স, সংস্থাগুলির বর্তমান সরঞ্জাম এবং সিস্টেমের সাথে বেমানান হতে পারে। অন্যান্য প্রাসঙ্গিক বিভাগের প্রধানদের ক্রয়ে সাইন আপ করার জন্য প্রয়োজনীয়তার দ্বারা, কোনও ব্যবসা যখন পণ্য আবিষ্কার করে যে এটি কেবল সংস্থার পক্ষে উপযুক্ত নয়, তখন কোনও পণ্য ফেরত দেওয়ার প্রয়োজনীয়তা হ্রাস করে বা সরিয়ে দেয়।
- সেরা লেনদেন করা: ক্রয় বিভাগ, বা একজন ক্রয়কারী কর্মকর্তা, বিক্রেতাদের সাথে সম্পর্ক গড়ে তুলতে এবং অনেক পণ্যগুলিতে পছন্দসই মূল্য নির্ধারণ করতে পারে।
অন্যান্য অনুরোধ প্রক্রিয়া বিবেচনা
কিছু সংস্থার সমস্ত ক্রয়ের জন্য প্রয়োজনীয় ফর্মগুলির প্রয়োজন হয় না। উদাহরণস্বরূপ, একটি ব্যবসায় সিদ্ধান্ত নিতে পারে যে আইটেমগুলির জন্য যেগুলি 100 ডলারের নিচে খরচ হয় এবং এটি সফ্টওয়্যার নয়, কম্পিউটার বা পেরিফেরিয়ালগুলি সরাসরি অনুমোদিত এবং কোনও বিভাগের পরিচালক দ্বারা আদেশ করা যেতে পারে। খুব কম ব্যবসায়ের জন্য কেবলমাত্র এক বা দু'জন কর্মচারীর সাথে একটি রিকুইজিশন প্রক্রিয়া ওভারকিল হতে পারে। তবে, ব্যবসায় বাড়ার সাথে সাথে ক্রয়ের প্রক্রিয়াগুলি পর্যালোচনা করা এবং নতুন প্রক্রিয়াগুলি প্রয়োগ করা সর্বদা একটি ভাল ধারণা।
