একটি ব্যবসায় কোনও বিভাগকে একটি খামকে কীভাবে সম্বোধন করবেন
মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের ডাক পরিষেবা (ইউএসপিএস) এর মধ্য দিয়ে যাওয়া সমস্ত মেলের প্রায় এক-চতুর্থাংশ ঠিকানায় একটি ত্রুটি রয়েছে যা পোস্ট অফিসের সময় এবং অর্থ সরবরাহ করতে, বিলম্ব করতে এবং ব্যয় করতে পারে, ইউএসপিএস ডটকম পোস্টএক্সপ্লোরার অনুসারে অনলাইন সরঞ্জাম চিঠি লেখকরা প্রায়শই ইউএসপিএসের মনোযোগ লাইন সহ ঠিকানার ঠিকানাকে ভুল বোঝে, যেখানে ব্যবসা বিভাগ লেখা উচিত। ইঙ্গিত: এটি খামের নীচে বাম কোণে নেই।
যথাযথ অবস্থানে ঠিকানাগুলি রাখুন
খামের উপরের বাম কোণে, আপনার ফেরতের ঠিকানা লিখুন: নাম, আপনার সংস্থার নাম, রাস্তার ঠিকানা বা পি.ও. বাক্স, এবং শহর, রাজ্য এবং জিপ কোড। এখন খামের মধ্যবিন্দুটি সন্ধান করুন এবং একটি স্থান ডানদিকে নিয়ে যান; এখানেই প্রাপকের ঠিকানার প্রথম লাইন যায়। খামের দীর্ঘতম দিকের সমান্তরাল ঠিকানাটি লিখতে ভুলবেন না। ঠিকানার প্রথম লাইনের নাম বা মনোযোগ লাইন বলা হয়। আপনি যদি এটি নির্দিষ্ট ব্যক্তির পরিবর্তে কোনও নির্দিষ্ট বিভাগে প্রেরণ করেন তবে বিভাগটিকে প্রথম লাইনে রাখুন। আপনি "মনোযোগ" বা এর সংক্ষেপণ "এটিটিএন" লিখতে পারেন তবে এটি প্রয়োজনীয় নয়।
ইউএসপিএস স্বয়ংক্রিয় মেল-পঠন মেশিনগুলি শহর, রাজ্য এবং জিপ কোড দিয়ে শুরু করে নীচে থেকে ঠিকানাগুলি পড়ে। এরপরে, যন্ত্রগুলি রাস্তার ঠিকানা বা পি.ও. বক্স নম্বর, তারপরে সংস্থার নাম এবং শেষ অবধি, এর চূড়ান্ত প্রাপক, তা সে ব্যক্তি বা বিভাগ। ডাক কেরানীরা যখন মেলটি বাছাই করতেন, আপনি নীচে বাম কোণে "এটিটিএন: এম মুরডক" লিখেছিলেন তা এতটা গুরুত্ব পেল না, তবে আজকের কাজগুলি মেশিনগুলিকে বিভ্রান্ত করে, বা তারা এটি দেখতে পায় না কারণ এটি শেষ হয়ে গেছে they তাদের স্ক্যানিং এরিয়া।
স্বয়ংক্রিয় মেশিনগুলি দ্বারা সহজেই পঠিত উপযুক্ত মানক ঠিকানাটির একটি উদাহরণ:
- নাম বা বিভাগ: বিপণন বিভাগ
- ব্যবসায়ের নাম: HOMETOWN CONFECTIONS INC
- রাস্তার ঠিকানা: 00৩০০ পার্ক এসটি
- শহর, রাজ্য, জিপ কোড: ফ্রেড্রিক MD 21702
কোনও ব্যক্তি, বিভাগ বা উভয়কে লিখিত
আপনি যদি কোনও ব্যক্তিকে সম্বোধন করতে চান তবে বিভাগের পরিবর্তে এটি করুন এবং যদি আপনি এটি জানেন তবে ব্যক্তির শিরোনাম যুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ: এমএস আন্না বিপণন পরিচালক RE যদি এটি একটি লাইনে ফিট না করে তবে শিরোনামটি দ্বিতীয় লাইনে সরান। এই ক্ষেত্রে বিপণন বিভাগ যুক্ত করা নিরর্থক, সুতরাং এটি ছেড়ে দিন। আপনি যদি ব্যক্তির শিরোনাম জানেন না, আপনি এক লাইনে এমএস এএনএ ড্র এবং লিখতে পারেন দ্বিতীয় লাইনটিতে মার্কেটিং ডিপার্টমেন্ট যদি কোম্পানির পরিমাণ যথেষ্ট বড় হয় যে আপনি মনে করেন না যে চিঠিটি বিভাগের নাম না দিয়ে ঠিকানাটি পাবে।
সমস্ত ক্যাপস এবং ড্রপ বিরামচিহ্ন ব্যবহার করুন
ইউএসপিএস অটোমেটেড মেশিনগুলি দ্রুত এবং সহজেই পড়তে পারেন যদি আপনি সমস্ত ক্যাপ ব্যবহার করেন এবং কোনও বিরাম চিহ্ন নেই। বেশিরভাগ লোকের মতোই, আপনি সম্ভবত "সিটি, রাজ্য, (দুটি স্পেস) এবং তারপরে জিপ কোড হিসাবে ঠিকানা লিখতে প্রশিক্ষণ পেয়েছিলেন। তবে সঠিক মেশিন পড়ার সঠিক উপায় হ'ল সিটি (এক স্থান, কমা নয়) স্টেট (দুটি স্পেস) জিপ কোড। আপনার অভিধানে প্রদর্শিত হিসাবে, ইউএসপিএস প্রতিটি রাজ্যের জন্য মনোনীত দুটি-অক্ষরের সংক্ষেপণটি ব্যবহার করুন। মনে রাখবেন যে এগুলি গতানুগতিক রাষ্ট্রীয় সংক্ষিপ্ত বিবরণগুলির থেকে পৃথক রয়েছে যা এখনও সংবাদপত্রের নিবন্ধ এবং প্রথাগত লেখায় ব্যবহৃত হয়। উদাহরণ স্বরূপ:
- PA না Pa লিখুন।
- আর.আই. নয়, আরআই লিখুন
- এনডি ডাক না এনডি লিখুন।
নির্ভুল বিতরণের অতিরিক্ত নিয়ম অনুসরণ করুন
ইউএসপিএস.কম পোস্টএক্সপ্লোরার আপনার মেইলটি যেখানে যেতে চান সেখানে তা নিশ্চিত করার জন্য অতিরিক্ত নির্দেশিকা দেয়:
- ঠিকানার সমস্ত লাইনের বামে ন্যায়সঙ্গত করুন।
- সাধারণ ফন্ট এবং কমপক্ষে 10-পয়েন্টের ধরণ ব্যবহার করুন।
- এন, এসই বা ডাব্লু এর মতো দিকনির্দেশ অন্তর্ভুক্ত করার বিষয়ে নিশ্চিত হন একই রাস্তার উত্তর এবং দক্ষিণ উভয় প্রান্তে থাকতে পারে।
- খামের উইন্ডো বা লেবেলের মাধ্যমে ঠিকানাটি সঠিকভাবে প্রদর্শিত হচ্ছে তা নিশ্চিত করুন।
- সাদা বা অন্য হালকা রঙের কাগজে কালো কালি ব্যবহার করুন। গা dark় কাগজে কখনও সাদা রঙের মতো বিপরীত মুদ্রণ ব্যবহার করবেন না।
- রাস্তার ঠিকানার উপরে একটি লাইনে স্যুট বা অ্যাপার্টমেন্ট নম্বরগুলি রাখুন যদি এটি সমস্ত এক লাইনে ফিট না হয়।
